8 mẹo Google Workspace để tối ưu hóa Gmail của bạn

Sử dụng Gmail vào công việc là một tiện ích hay để tiết kiệm thời gian, chi phí và chứa được nhiều thông tin trong một bức thư được gửi tới một hoặc nhiều người nhận một cách nhanh chóng. Nhưng đôi lúc quá nhiều việc và nhóm khác nhau trong công cụ email làm bạn khó kiểm soát thì những mẹo dưới đây sẽ vô cùng hữu ích để tối ưu hóa hộp thư đến Gmail của bạn.

Giữ cho hộp thư đến của bạn gọn gàng với các nhãn và bộ lọc tự động

Bạn muốn dọn dẹp hộp thư đến Gmail của mình? Cho phép Gmail tự động lưu trữ email đến để bạn có thể tập trung vào những thư quan trọng nhất. Tạo bộ lọc để xóa, gắn dấu sao và chuyển tiếp thư của bạn hoặc để giữ cho một số loại thư không bị spam. Đảm bảo tổ chức bằng cách áp dụng nhãn cho các thư đến, chẳng hạn như cơ quan, gia đình, v.v. Bạn thậm chí có thể tạo bộ lọc để tự động gắn nhãn và xóa thư khỏi hộp thư đến của mình cho đến khi bạn sẵn sàng xem chúng vào thời điểm thuận tiện hơn.

Hoàn tác email đã gửi

Lỗi đánh máy trong email đã gửi của bạn? Quên thêm người nhận? Email thiếu thông tin? Lấy lại thư bạn vừa gửi trong tối đa 30 giây bằng cách bật tính năng hoàn tác gửi của Gmail. 

Bạn chưa biết cách cài đặt hoàn tác email đã gửi? Xem thêm tại đây. 

Tập trung vào email quan trọng trước tiên

Bạn có bị choáng ngợp bởi số lượng thư trong hộp thư đến của mình và mất bao lâu để đọc hết chúng? Hộp thư ưu tiên của Gmail giúp bạn tập trung vào các thư có mức độ ưu tiên cao bằng cách tự động tách chúng khỏi phần còn lại của email. Hộp thư ưu tiên tách hộp thư đến của bạn thành 3 phần: quan trọng, chưa đọc, có gắn dấu sao. Bạn cũng có thể đánh dấu những tin nhắn quan trọng đối với bạn. Hộp thư ưu tiên giúp bạn tập trung vào các thư quan trọng hơn là những thư spam quảng cáo.

Theo dõi các nhiệm vụ quan trọng với danh sách việc cần làm

Luôn có tổ chức và ưu tiên công việc của bạn với các tác vụ trong Gmail. Chuyển email thành các công việc chỉ với một nút bấm, tạo ngày đến hạn tự động xuất hiện trên lịch của bạn và đánh dấu các công việc khi bạn đã hoàn thành. Luôn cập nhật danh sách công việc của bạn từ mọi thiết bị, bất kỳ lúc nào. 

Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các mẫu mail soạn trước

Bạn có thấy mình thường xuyên gửi những tin nhắn giống nhau không? Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các  mẫu của Gmail để tạo một thư được chuẩn hóa cho những dịp này. Giờ đây, khi bạn gửi email có nội dung giống hệt nhau, bạn có thể sử dụng email có sẵn đó mà không cần phải nhập lại cùng một thông tin mỗi lần.

Dễ dàng chuyển đổi giữa nhiều chữ ký

Chữ ký email có thể coi là một trong những chiêu thức Marketing của các doanh nghiệp. Tại đây, bạn có thể tóm tắt nhanh công việc và thông tin doanh nghiệp của mình đến mọi địa chỉ email một cách miễn phí. Tạo nhiều chữ ký trong Gmail – bạn có thể cá nhân hóa từng chữ ký bằng các phông chữ, màu sắc, ảnh, liên kết và thông tin khác nhau. 

Tips: Có thể bạn chưa biết. GCS đang có chương trình tặng kèm chữ ký email doanh nghiệp chuyên nghiệp cho những khách hàng đăng ký dịch vụ Google Workspace tại GCS. 

Bỏ qua các cuộc trò chuyện email không liên quan

Tiếp tục nhận được email trong một chuỗi mà bạn không còn quan tâm? Chỉ cần “mute” cuộc trò chuyện qua email để tự động lưu trữ các thư trả lời trong tương lai và giữ cho hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng. Nếu bạn cần quyền truy cập vào các tin nhắn đã tắt tiếng sau này, bạn có thể dễ dàng tìm thấy bằng cách “unmute” chúng. 

Sử dụng các địa chỉ email cụ thể cho nhiệm vụ khác nhau mà không cần tạo tài khoản mới

Nếu bạn không muốn tạo nhiều tài khoản hoặc alias cho các tác vụ cụ thể, chỉ cần thêm dấu cộng (+) và bất kỳ từ nào trước dấu @ trong địa chỉ hiện tại của bạn. Tin nhắn vẫn có thể đến tay bạn và bạn sẽ có vô số địa chỉ email có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như đăng ký nhận bản tin (Ví dụ: abc+news@hvn.vn) hoặc sử dụng một email cụ thể cho các yêu cầu khẩn cấp ( Ví dụ: abc+alert@hvn.vn).

Tóm lại, Khi bạn biết cách sắp xếp hộp thư đến phù hợp với công việc của bạn nhất thì mọi thao tác của bạn trên Gmail sẽ trở nên nhanh chóng hơn. Hãy chia sẻ cùng GCS Technology những cách bạn sắp xếp hộp thư đến Gmail của mình ở comment bên dưới nhé. 

Ngoài ra, nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào về kỹ thuật hoặc thông tin cần giải đáp trực tiếp về Google Workspace thì hãy gọi Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox để được hỗ trợ 24/7.