5+ bước giúp người dùng của bạn bắt đầu với Google Workspace 2023

Như đã biết, Quản trị viên Google Workspace sẽ là người nắm toàn bộ quyền quản lý tài khoản của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là quản trị viên thực hiện tất cả các hoạt động thiết lập cài đặt cho tài khoản và tạo tài khoản mới cho từng người trong tổ chức.

Tuy được thiết lập cấu hình để mọi người dùng có thể bắt đầu sử dụng một cách dễ dàng. Nhưng việc thiết lập, đăng nhập và sẵn sàng làm việc trên Google Workspace còn khiến mọi người choáng ngợp và bối rối. Trong bài viết này, GCS sẽ gợi ý cho bạn 5+ bước giúp người dùng mới bắt đầu với Google Workspace.

Đăng ký trải nghiệm miễn phí 30 ngày

Trong số các bước giúp người dùng mới bắt đầu trên Google Workspace, việc đầu tiên mà bạn cần làm chính là đăng ký trải nghiệm miễn phí 30 ngày. Hiện nay GCSVN là đơn vị đang cung cấp dịch vụ Google Workspace sẽ luôn luôn hỗ trợ người dùng có cơ hội được dùng thử trải nghiệm. Lúc này, bạn sẽ được miễn phí 30 ngày dùng thử phiên bản Google Workspace Business Starter.

Trong phiên bản dùng thử này, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng trong bộ công cụ cộng tác trực tuyến của Google như Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Meet, Google Chat,… nhưng vẫn bị giới hạn ở mức dùng thử.

Sau quá trình dùng thử, bạn có thể đưa ra những đánh giá và lựa chọn phiên bản phù hợp để đăng ký gói dịch vụ Google Workspace mà doanh nghiệp, tổ chức của mình cảm thấy tốt nhất sau khi hết 30 ngày trải nghiệm dùng thử tại GCS.

Cài đặt và đăng nhập vào Chrome

Đầu tiên, tải xuống và cài đặt Chrome. Các ứng dụng Google Workspace hoạt động trên hầu hết các trình duyệt máy tính hiện đại như Safari, Microsoft Edge và Firefox. Nhưng một số tính năng nâng cao như truy cập ngoại tuyến cho Gmail và Google Calendar chỉ có thể hoạt động trên Chrome.

Sau khi cài đặt Chrome, hãy đăng nhập vào tài khoản Google Workspace của bạn trong Chrome. Hãy cho phép Chrome đồng bộ hóa cài đặt của mình. Điều này cho phép đánh dấu trang, lịch sử và các cài đặt khác được liên kết với tài khoản của bạn đồng bộ hóa giữa các hệ thống. Nếu bạn đăng nhập vào Chrome trên một máy tính khác, đồng bộ hóa sẽ cung cấp trải nghiệm nhất quán trong Chrome không chỉ trên các thiết bị khác nhau ( VD: máy tính để bàn và laptop) mà còn trên các hệ điều hành khác nhau (Windows, macOS,..)

Cài đặt và đăng nhập vào Google Drive for Desktop

Sau khi cài đặt, bạn có thể duyệt, mở và lưu các tệp được lưu trữ trên Google Drive giống như cách bạn truy cập vào các tệp được lưu trữ trên trình duyệt máy tính của mình. Drive for Desktop giúp mọi người sử dụng Google Drive dễ dàng hơn nhiều không chỉ với các ứng dụng Google Workspace mà còn với các ứng dụng được cài đặt cục bộ.

Ví dụ: bạn có thể tạo một tài liệu mới bằng Microsoft Word cục bộ và sau đó lưu vào Google Drive. Drive for Desktop cho phép bạn duyệt và làm việc với các tệp Google Docs, Sheets, Slides.

Bật Chat và Meet trong Gmail

Với sự tích hợp của hai ứng dụng Chat và Meet, Gmail có thể đóng vai trò là trung tâm giao tiếp không chỉ cho email mà còn cho trò chuyện và các cuộc họp trên web.

Settings > See all settings > Chat and Meet > tick chọn Google Chat và Show the Meet section in the main menu > Save changes.

Định cấu hình múi giờ và giờ làm việc trong Google Calendar

Khi bạn đặt đúng cả múi giờ và giờ làm việc của mình trong Google Calendar, bạn sẽ giảm thiểu được khả năng vô tình bị mời tham dự các cuộc họp diễn ra vào những thời điểm không thuận tiện.

• Settings > Time Zone để chọn múi giờ.
• Settings > Working Hours & Location > Enable Working Hours để tùy chỉnh giờ làm việc cho mỗi ngày.

Tổng quát về Google Drive

Khi người dùng ở trong giao diện Google Drive, có hai khu vực mà bạn có thể lưu trữ dữ liệu là My Drive – nơi lưu trữ thuộc quyền quản lý của chính bạn và Shared Drives – chứa các thư mục và tệp với các cấp truy cập khác nhau dựa trên cấp độ quyền của từng thành viên.

Khi ở trên Drive, chọn My Drive > New. Thao tác này sẽ hiển thị một menu cung cấp các tùy chọn để tạo một thư mục mới, tải lên các mục hoặc tạo một tệp mới (Google Docs, Sheets, Slides, Forms,..)

Thiết lập GPT để hỗ trợ cho Google Docs, Sheets, Gmail

Việc cuối cùng trong số các bước giúp người dùng mới bắt đầu trên Google Workspace bạn cần thực hiện chính là thiết lập ChatGPT để hỗ trợ cho Google Docs, Sheets, Gmail. ChatGPT cung cấp cho người dùng một công cụ trợ giúp thông minh để tìm kiếm và truy cập thông tin từ các tài liệu Google Docs, Sheets, Gmail một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra còn hỗ trợ người dùng trong việc soạn thảo văn bản bằng cách đề xuất các từ hoặc cụm từ thích hợp để sử dụng, cung cấp các gợi ý về cách sử dụng các công cụ soạn thảo.

Bên cạnh đó, ChatGPT giúp tăng tốc độ và hiệu quả công việc bằng cách cung cấp cho người dùng một công cụ trợ giúp thông minh để giúp họ hoàn thành các tác vụ một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tại sao doanh nghiệp nên đăng ký và sử dụng Google Workspace sớm?

Theo nhận định của chúng tôi, các doanh nghiệp hay tổ chức nào muốn chuyển đổi số đều cần phải đăng ký và sử dụng Google Workspace sớm. Đó là bởi vì những lý do và tầm quan trọng của Google Workspace trong năm 2023 như sau:

• Tăng cường tính năng và khả năng sử dụng
• Độ bảo mật cao
• Đáp ứng nhu cầu của các tổ chức:
• Hỗ trợ làm việc đội nhóm
• Tính linh hoạt
• Chi phí hợp lý

Kết luận

Trên đây là các 5 bước giúp người dùng bắt đầu Google Workspace. Trong quá trình thực hiện nếu gặp bất cứ khó khăn nào, bạn hãy kết nối với GCS – Đối tác uỷ quyền chính thức của Google tại Việt Nam và khu vực châu Á Thái Bình Dương ngay bằng cách gọi đến số Hotline: 024.9999.7777, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.