14-meo-hop-hoi-nghi-truyen-hinh-huu-ich-de-thuc-day-tien-do-cua-nhom-phan-1

14 mẹo họp hội nghị truyền hình hữu ích để thúc đẩy tiến độ của nhóm (Phần 1)

Khi mọi người chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa, các cuộc họp hội nghị truyền hình đã trở thành phương thức giao tiếp ưa thích của các doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Tuy nhiên, có những thách thức trong cuộc họp hội nghị truyền hình ảnh hưởng đến năng suất cuộc họp nói chung. Chẳng hạn như: một số người tham dự đến sớm, chuẩn bị tốt và cộng tác để giảm bớt sự nhầm lẫn. Ngược lại, một số người khác sẽ tắt tiếng cuộc họp và thực hiện những việc khác như lướt web, mạng xã hội hoặc ăn uống,…). Do đó, một cuộc họp có thể trở nên lãng phí nếu nó không được tiến hành một cách chiến lược.

Trong bài này, GCS gợi ý cho bạn 7 mẹo cơ bản để tổ chức và duy trì cuộc họp hội nghị truyền hình đạt hiệu quả, khiến mỗi phút trong cuộc họp đều có giá trị.

14-meo-hop-hoi-nghi-truyen-hinh-huu-ich-de-thuc-day-tien-do-cua-nhom-phan-1-anh-3

Thật dễ dàng để trật khỏi đường ray mà không có thanh dẫn hướng. Trước khi quyết định tham gia một cuộc gọi, bạn hãy vạch ra một chương trình làm việc và các mục quan trọng mà bạn và những người tham gia cần tập trung vào.

Liệt kê các chủ đề bạn muốn thảo luận, các câu hỏi cần được giải đáp và các nút thắt cần giải quyết. Ngoài ra, hãy giữ một cột để phân công nhiệm vụ cho những thành viên tham gia cuộc họp. Cuối cùng, hãy gửi chương trình làm việc cho những người tham dự trước khi cuộc họp diễn ra để đặt kỳ vọng phù hợp cho cuộc gọi.

Quyết định người chủ trì cuộc họp

Điều quan trọng là phải quyết định được người dẫn dắt cuộc họp trước khi bắt đầu. Nói chung, đó là người có uy tín, có tiếng nói để triệu tập cuộc họp.

Người lãnh đạo cuộc họp hội nghị truyền hình sẽ tạo và phân phối chương trình làm việc, yêu cầu phản hồi, giới thiệu mọi người, chấp nhận câu trả lời và duy trì cuộc gọi đúng lúc.

Gửi lời mời trên lịch

Đảm bảo bạn gửi lời mời theo lịch kèm theo thông tin như số quay số, mật mã hoặc liên kết đến những người tham dự. Một số phần mềm hội nghị truyền hình liên kết với lịch Outlook hoặc Google, phần mềm này sẽ tự động gửi thông tin chi tiết đến người tham dự. Chẳng hạn như bạn có thể đặt lịch sẵn ngày giờ họp trên Google Calendar và mời những người tham gia cuộc họp đó. Khi đó, họ sẽ nhận được thông tin về cuộc họp qua email. 

Tùy thuộc vào công cụ bạn sử dụng, hãy tạo danh sách người tham gia và theo dõi chi tiết cuộc gọi. Cuộc họp hội nghị truyền hình sẽ không hiệu quả nếu người quan trọng nhất bỏ lỡ cuộc gọi.

14-meo-hop-hoi-nghi-truyen-hinh-huu-ich-de-thuc-day-tien-do-cua-nhom-phan-1-anh-4

Khuyến khích sự tham gia

Một mẹo hữu ích nhất cho các cuộc họp hội nghị truyền hình hiệu quả là xây dựng một môi trường hợp tác. Hãy nhớ rằng, mục đích của việc tham gia cuộc gọi với đồng nghiệp là để hiểu nhau hơn về mặt công việc.

Xây dựng một môi trường các cuộc họp hợp tác, nơi mọi người có thể chia sẻ ý tưởng và hiểu biết sâu sắc một cách tự do. Nếu bạn là trưởng nhóm, hãy đặt câu hỏi cho những người tham gia. Cho họ thấy bạn coi trọng ý kiến của họ về chủ đề này. Nếu bạn sử dụng công cụ cuộc họp hội nghị truyền hình, hãy sử dụng các tính năng trong Google Meet như khảo sát, thăm dò ý kiến hoặc Q&A. Nó sẽ giúp bạn phần nào hiểu được suy nghĩ của những người tham gia về vấn đề đang được nói đến trong cuộc họp.

Tham gia đúng giờ

Ngay cả khi bạn không phải là người chủ trì, hãy tham gia mỗi hội nghị truyền hinh vào hoặc trước thời gian. Tham gia cuộc họp sớm, giữ cho chương trình làm việc luôn sẵn sàng với bạn. Không gì kém hiệu quả hơn việc tham gia cuộc gọi muộn và yêu cầu người tham dự chia sẻ lại cuộc thảo luận.

Trừ khi bạn gặp trường hợp khẩn cấp, còn không hãy tạo thói quen luôn đăng nhập sớm. Nếu bạn là người chủ trì, đừng lặp lại toàn bộ cuộc thảo luận cho những người đến sau. Đơn giản chỉ cần yêu cầu những người tham gia muộn bắt kịp cuộc thảo luận sớm hơn vào cuối cuộc họp.

14-meo-hop-hoi-nghi-truyen-hinh-huu-ich-de-thuc-day-tien-do-cua-nhom-phan-1-anh-1

Chọn một địa điểm thích hợp

Một vị trí thích hợp không có tiếng ồn là lựa chọn lý tưởng nhất. Trong văn phòng, rõ ràng là micro sẽ thu được giọng nói của bạn tốt hơn bên ngoài. Khi bạn không ở văn phòng, hãy chọn một nơi vắng vẻ với khung cảnh yên tĩnh.

Giảm tiếng ồn xung quanh có thể làm phiền những người tham gia khác như tiếng quạt lớn, máy điều hòa không khí hoặc tiếng ồn của TV. Ngoài ta, cũng nên tránh tham gia cuộc gọi khi bạn đang di chuyển. Nếu bạn đang ở một nơi ồn ào, hãy xin lỗi vì đã làm phiền và tắt tiếng cuộc gọi khi bạn không nói.

Bám sát chương trình

Hiểu rằng mọi người tham dự đều có một lịch trình bận rộn với các cam kết khác. Họ không có thời gian cho những cuộc thảo luận không liên quan khiến họ tốn thời gian và công sức. Giữ cho cuộc họp ngắn gọn và tập trung vào chương trình làm việc.

Một cuộc họp hội nghị truyền hình thành công nhắm vào những vấn đề hàng đầu và đề xuất các hạng mục hành động để giải quyết chúng. Không thảo luận về những trận bóng hoặc bộ phim mới nhất. Sau đó, cố gắng kết thúc cuộc họp trong khung thời gian trong kế hoạch.

Việc kéo dài cuộc họp vượt quá thời gian đã phân bố dẫn đến lãng phí thời gian không cần thiết và việc tham gia kém tập trung.

Chuẩn bị tốt trước khi cuộc họp diễn ra và tham gia tích cực sẽ khiến chất lượng cuộc họp trở nên tốt hơn bao giờ hết, không kém gì khi bạn tham gia cuộc họp trực tiếp. Để cuộc họp online diễn ra thành công như những gì các nhà lãnh đạo mong đợi, bạn không những cần áp dụng tốt những điều GCS đã chia sẻ bên trên mà còn cần thêm những mẹo trong 14 mẹo họp hội nghị truyền hình hữu ích để thúc đẩy tiến độ của nhóm (Phần 2) nữa. 

Ngoài ra, yếu tố con người chưa đủ, bạn còn cần một công cụ tốt để thực hiện nó, và đó chính là bộ công cụ Google Workspace – nơi cuộc họp hội nghị truyền hình được diễn ra suôn sẻ nhất khi nó tích hợp Google Meet với những ứng dụng khác như Google Calendar, Gmail, Google Task,… Đăng ký Google Workspace ngay tại GCS để nhận được ưu đãi khủng lên tới 40% trong mùa dịch này.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Hãy liên hệ với HVN để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn

0 0 Các bình chọn
Đánh giá bài viết
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top