10 mẹo sử dụng Google Sheets

10 mẹo sử dụng Google Sheets để nâng cao hiệu quả công việc của bạn

Khi bạn bắt đầu với một ứng dụng mới như Google Sheets, bạn muốn biết tất cả mẹo và thủ thuật để công việc của nên dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Bảng tính có rất nhiều chức năng mà bạn chưa biết hết cách sử dụng chúng. Rất dễ để sử dụng nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu bạn tìm hiểu nhiều hơn về chức năng và đặc điểm của ứng dụng mà bạn chọn.

Trong bài dưới đây hãy cùng GCS tìm hiểu về 10 mẹo sử dụng Google Sheets để nâng cao hiệu quả công việc của bạn và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Hạn chế nhập dữ liệu với danh sách

Giảm nguy cơ xảy ra lỗi nhập dữ liệu bằng cách giới hạn các lựa chọn trong Google Sheets. Ví dụ: nếu bạn có cột trạng thái, bạn có thể đưa ra các lựa chọn, chẳng hạn như đã xong, đang tiến hành và chưa bắt đầu. Bạn chỉ định các tùy chọn và chúng xuất hiện trong danh sách thả xuống ở mỗi ô trong cột.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Chọn cột mà bạn muốn thêm các tùy chọn.
  3. Nhấn vào Data (Dữ liệu) và sau đó Data validation (Xác nhận dữ liệu).
  4. Bên cạnh Criteria (Tiêu chí), hãy chọn List of items (Danh sách mục).
  5. Nhập các tùy chọn hợp lệ được phân tách bằng dấu phẩy.
  6. Đảm bảo rằng danh sách Hiển thị thả xuống trong hộp ô được chọn. 
  7. Chọn Show warning (Hiển thị cảnh báo) hoặc Reject input (Từ chối đầu vào) để chỉ định điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó nhập tùy chọn không hợp lệ.
  8. (Tùy chọn) Để hiển thị thông báo hỗ trợ xác thực, hãy chọn hộp văn bản Hiển thị trợ giúp xác thực và nhập thông báo. Ví dụ: Vui lòng nhập giá trị hợp lệ (Đã xong, Đang tiến hành, Chưa bắt đầu).
  9. Nhấp vào Save (Lưu).
  10. (Tùy chọn) Để xem các lựa chọn, hãy nhấp vào mũi tên trong ô bên dưới cột.

Thiết lập danh sách kiểm tra nhân viên mới đơn giản

Tạo danh sách kiểm tra trong Google Sheets bao gồm tất cả các nhiệm vụ mà nhân viên mới cần để bắt kịp tốc độ, chẳng hạn như đào tạo phần mềm, đánh giá chính sách của công ty,… Nếu nhân viên có câu hỏi về nhiệm vụ, họ có thể chèn nhận xét vào bảng tính và nhận phản hồi ngay lập tức.

Thêm hoặc xóa hộp kiểm

10 meo su dung google sheets 2 1
  1. Trong Google Sheets, hãy mở bảng tính và chọn các ô mà bạn muốn có hộp kiểm.
  2. Nhấp vào Insert (Chèn) img 601d452429d84Checkbox (Hộp kiểm).
  3. (Tùy chọn) Để xóa các hộp kiểm, hãy chọn các hộp kiểm bạn muốn xóa và nhấn Delete (Xóa).

Lưu ý: Trong công thức, các hộp kiểm không được chọn có giá trị là FALSE (loại trừ) và các hộp kiểm đã chọn có giá trị là TRUE (bao gồm). Bạn có thể thấy giá trị trong thanh Công thức. Bạn cũng có thể thay đổi giá trị này.

Thêm giá trị tùy chỉnh vào hộp kiểm

10 meo su dung google sheets 3 2
  1. Trong Google Sheets, hãy chọn các ô bạn muốn có hộp kiểm.
  2. Nhấn vào Data (Dữ liệu) img 601d452429d84Data validation (Xác nhận dữ liệu).
  3. Bên cạnh Criteria (Tiêu chí), chọn Checkbox (Hộp kiểm).
  4. Chọn hộp Use custom cell values box (Sử dụng giá trị ô tùy chỉnh).
  5. Bên cạnh Đã kiểm tra, hãy nhập một giá trị.
  6. (Tùy chọn) Bên cạnh Bỏ chọn, hãy nhập một giá trị.
  7. Bên cạnh Trên dữ liệu không hợp lệ, hãy chọn một tùy chọn xác thực.
  8. (Tùy chọn) Để hiển thị thông báo xác thực khi ai đó di chuột qua hộp kiểm, bên cạnh Giao diện, hãy chọn Show validation help text (Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực) và nhập tin nhắn của bạn.
  9. Nhấp vào Save (Lưu).

Xác thực địa chỉ email

Nếu dữ liệu của bạn liên quan đến việc nhập địa chỉ email, hãy giảm lỗi nhập bằng cách xác thực định dạng email trong Google Sheets.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Chọn cột sẽ chứa địa chỉ email.
  3. Nhấn vào Data (Dữ liệu) và sau đó Data validation (Xác nhận dữ liệu).
  4. Bên cạnh Tiêu chí, chọn Text (Văn bản) và sau đó chọn bảng tính chứa.
  5. Trong hộp văn bản bên cạnh chứa , hãy nhập @.
  6. Chọn Show warning (Hiển thị cảnh báo) hoặc Reject input (Từ chối đầu vào) để chỉ định điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó nhập tùy chọn không hợp lệ.
  7. (Tùy chọn) Để hiển thị thông báo hỗ trợ xác thực, hãy chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực và nhập thông báo. Ví dụ: Vui lòng nhập địa chỉ email hợp lệ, chẳng hạn như xxx@xxx.xxx.
  8. Nhấp vào Save (Lưu).

Kết hợp dữ liệu từ nhiều Sheet thành một Sheet

Nếu bạn có dữ liệu trong các bảng tính riêng biệt, bạn có thể sao chép một loạt dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác. Ví dụ: bạn có thể theo dõi dữ liệu bán hàng hàng quý cho một sản phẩm trong một bảng tính khác nhau cho từng khu vực. Để kết hợp tất cả dữ liệu bán hàng hàng quý, hãy sao chép dữ liệu từ bảng tính của từng khu vực vào một bảng tính duy nhất trong Google Sheets.

10 meo su dung google sheets 5 1
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Trong một ô trống, hãy nhập  = IMPORTRANGE .
  3. Trong ngoặc đơn, hãy thêm các thông số kỹ thuật sau trong dấu ngoặc kép và được phân tách bằng dấu phẩy:
  • URL của bảng tính trong Google Sheets.
  • Tên Sheets (tùy chọn) và phạm vi ô cần nhập.

Lưu ý: Nếu bạn đang ở quốc gia nói tiếng Tây Ban Nha, hãy sử dụng dấu chấm phẩy làm dấu phân tách thay vì dấu phẩy. Để kiểm tra ngôn ngữ của bạn, trong Google Sheets, nhấp vào File (Tệp) >> Spreadsheet settings (Cài đặt bảng tính) >> Locale (Ngôn ngữ).

  1. Nhấn Enter.
  2. Nhấp vào Allow access (Cho phép truy cập) để kết nối 2 bảng tính.

Tìm và cập nhật dữ liệu

Tìm kiếm dữ liệu và cập nhật dữ liệu không cần phải tốn thời gian. Bạn có thể nhanh chóng tìm và cập nhật văn bản hoặc số trong Google Sheets.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. TrongGoogle Sheets, mở bảng tính và nhấp vào Edit (Chỉnh sửa)img 601d45247e5b9Find and replace (Tìm và thay thế).
  2. Bên cạnh Find (Tìm), nhập văn bản hoặc số bạn muốn tìm.
  3. Bên cạnh Replace with (Thay thế bằng), nhập dữ liệu mới.
  4. Bên cạnh Search (Tìm kiếm), hãy chọn Sheet bạn muốn tìm kiếm.
  5. (Tùy chọn) Để tuỳ chỉnh tìm kiếm của bạn, hãy chọn các tùy chọn bổ sung.
    Bạn có thể làm cho tìm kiếm của mình phân biệt chữ hoa chữ thường, tìm các kết quả phù hợp chính xác, sử dụng biểu thức chính quy hoặc tìm kiếm trong các công thức.
  6. Chọn một tùy chọn để thay thế dữ liệu:
  • Để thay thế từng trường hợp một, hãy nhấp vào Find (Tìm) img 601d45247e5b9Replace (Thay thế).
  • Để thay thế tất cả các trường hợp, hãy nhấp vào Replace all (Thay thế tất cả).

Chia dữ liệu thành các cột

Bạn có thể chia dữ liệu được xác định rõ ràng, chẳng hạn như văn bản được phân tách bằng dấu phẩy, thành các cột riêng biệt trong Google Sheets. Ví dụ, một cột duy nhất có Họ, Tên dữ liệu có thể được tách thành 2 cột: Họ và Tên.

Dán và chia nhỏ dữ liệu: 

  1. Trong Google Sheets, mở bảng tính và dán dữ liệu bạn muốn chia thành các cột.
  2. Bên cạnh ô mà bạn đã dán dữ liệu, hãy nhấp vào Dán định dạng  Dánimg 601d45255cc47 Split text to columns (Chia văn bản thành cột).
  3. Nếu bạn muốn Google Sheets phát hiện khi tệp được định dạng bằng chiều rộng cố định, hãy chọn Detect automatically (Tự động phát hiện).

Tách dữ liệu hiện có:

10 meo su dung google sheets 7 1
  1. Trong Google Sheets, hãy chọn cột chứa dữ liệu bạn muốn tách.
  2. Nhấp vào Data (Dữ liệu) img 601d4525ac73b Split text to columns (Tách văn bản thành các cột).
  3. Nếu bạn muốn Google Sheets phát hiện khi tệp được định dạng bằng chiều rộng cố định, hãy chọn Detect automatically (Tự động phát hiện).

Hoán đổi hàng và cột

Nếu bạn muốn xoay những gì bạn có trong cột thành hàng hoặc ngược lại, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách sử dụng chức năng TRANSPOSE trong Google Sheets. Ví dụ: bạn có thể muốn hoán đổi tiêu đề cột với tiêu đề hàng.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Trong một ô trống, nhập = TRANSPOSE.
  3. Trong dấu ngoặc đơn, hãy nhập các tham chiếu đến các hàng hoặc cột mà bạn muốn hoán vị.
  4. Nhấn Enter.

Xóa dữ liệu trùng lặp

Lỗi trùng lặp là một vấn đề phổ biến có thể tốn kém và dễ bỏ sót, đặc biệt là trong dữ liệu lớn. Sử dụng Google Sheets để xóa mọi dữ liệu trùng lặp, không mong muốn. Các ô có giá trị giống nhau nhưng các chữ cái, định dạng hoặc công thức khác nhau được coi là trùng lặp.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa dữ liệu trùng lặp.
  3. Nhấp vào Data (Dữ liệu) và sau đóRemove duplicates (Xóa các bản sao).
  4. Chọn cột nào cần bao gồm và dữ liệu có tiêu đề hay không.
  5. Nhấp vào Remove duplicates (Xóa các bản sao).
  6. Trong cửa sổ trạng thái, nhấp vào OK.

Xóa các khoảng trống thừa

Khi bạn sao chép và dán dữ liệu, đôi khi những khoảng trống thừa vô tình bị dán vào. Khoảng trắng thừa có thể gây ra sự cố khi tìm kiếm chuỗi dữ liệu. Loại bỏ khoảng trắng thừa ở đầu, khoảng trắng ở cuối hoặc khoảng trắng thừa khỏi dữ liệu của bạn trong Google Sheets.

10 mẹo sử dụng Google Sheets
  1. Trong Google Sheets, hãy mở một bảng tính.
  2. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa các khoảng trắng thừa trong đó.
  3. Nhấp vào Data (Dữ liệu) và sau đóTrim whitespace (Cắt bỏ khoảng trắng).

Khoảng trống không ngắt không bị cắt.

Sử dụng các phím tắt làm việc với Google Sheets nhanh hơn

Thay vì sử dụng chuột, hãy thao tác nhanh hơn với các phím tắt. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng chọn, nhóm hoặc ẩn các hàng hoặc cột hoặc định dạng dữ liệu trong ô.

Các hành động phổ biếnPhím tắt
Chọn cộtCtrl + Dấu cách
Chọn hàngShift + Dấu cách
Chèn một liên kết⌘ / Ctrl + k
Mở Khám pháAlt + Shift + x
Chèn Sheet mớiShift + F11
Định dạng ôPhím tắt
Dũng cảm⌘ / Ctrl + b 
Gạch chân⌘ / Ctrl + u
In nghiêng⌘ / Ctrl + i 
Áp dụng đường viền bên phảiTùy chọn + Shift + 4
Áp dụng đường viền trên cùngTùy chọn + Shift + 1
Xóa định dạng ⌘ / Ctrl + \
Căn giữa ⌘ / Ctrl + Shift + e
Căn phải⌘ / Ctrl + Shift + r
Căn trái⌘ / Ctrl + Shift + l
Áp dụng đường viền bên tráiTùy chọn + Shift + 2
Áp dụng đường viền dưới cùngTùy chọn + Shift + 3
Thay đổi hàng và cộtPhím tắt
Ẩn hàng ⌘ / Ctrl + Alt + 9
Nhóm các hàng hoặc cộtAlt + Shift + Mũi tên phải
Hiện hàng⌘ / Ctrl + Shift + 9
Bỏ nhóm các hàng hoặc cộtAlt + Shift + Mũi tên trái
Thêm ghi chú và nhận xétPhím tắt
Chèn / chỉnh sửa ghi chúShift + F2
Chèn nhận xét ⌘ / Ctrl + Alt + m
Mở chuỗi thảo luận nhận xét⌘ / Ctrl + Alt + Shift + a

Bạn đã có thêm được nhiều kiến thức mới khi sử dụng Google Sheets để giúp cho cộng việc trên môi trường đám mây trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Để biết thêm nhiều kiếm thức khác đừng bỏ lỡ các bài tiếp theo của GCS nhé.

Hãy liên hệ với HVN để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn

0 0 Các bình chọn
Đánh giá bài viết
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top