Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Bất kể bạn làm việc ở đâu đi chăng nữa, việc kết nối các thành viên trong nhóm luôn vô cùng quan trọng. Google Workspace là bộ ứng dụng phổ biến và hữu ích nhất trong việc thiết lập và kết nối mọi người làm việc hiệu quả hơn với nhau. Một bộ công cụ tốt sẽ là cánh phải hỗ trợ đắc lực cho năng suất làm việc của đội nhóm. Dưới đây là 10 mẹo sử dụng những ứng dụng Google Workspace sao cho hiệu quả nhất khi làm việc nhóm từ xa.
Đơn giản hóa giao tiếp với danh sách gửi thư nhóm
Cần chia sẻ cùng một thông tin với các thành viên trong nhóm trên toàn cầu? Giúp liên lạc dễ dàng hơn bằng cách tạo danh sách email Nhóm cho nhóm của bạn. Sau đó, thay vì gửi email cho từng người, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên (chẳng hạn như lịch kế hoạch của nhóm hay tài liệu trên Drive) với tất cả mọi người cùng một lúc.
Luôn có tổ chức với lịch của nhóm
Khi một nhóm trải rộng trên toàn cầu và hoạt động ở các múi giờ khác nhau, thật khó để tổ chức các ngày họp phù hợp với tất cả mọi người. Với Google Calendar, bạn có thể xếp lớp lịch của các thành viên trong nhóm của mình để xem khi nào mọi người đều có mặt. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ và hơn thế nữa. Giờ bạn đã biết khi nào mọi người rảnh rỗi, thật dễ dàng để lên lịch các cuộc họp nhóm hoặc sự kiện.
Trao quyền cho các thành viên trong nhóm
Khuyến khích các thành viên trong nhóm ở các vị trí khác nhau giữ kết nối bằng cách tạo phòng trong Google Chat hoặc Chat trong Gmail. Giờ đây, mọi người có thể dễ dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự án, trao đổi suy nghĩ về các phương pháp hay nhất và tạo ra ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn.
Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài nguyên của nhóm từ mọi nơi trên thế giới
Bạn muốn một cách dễ dàng để lưu trữ và chia sẻ tài nguyên của nhóm một cách an toàn? Lưu tất cả các tệp của nhóm bạn vào một thư mục trong Google Drive hoặc Shared Drive và chia sẻ chúng ngay lập tức. Khi ai đó thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những tệp nào đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn vào các tệp mới nhất trên mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào.
Điều phối các kế hoạch và lịch trình dự án
Khi làm việc từ xa, sẽ khó mà theo dõi các dự án và lịch trình của nhóm, chẳng hạn như khi deadline bị thay đổi hay bổ sung nhiệm vụ vào phút cuối. Hãy chuẩn bị tốt hơn bằng cách tổ chức công việc nhóm của bạn và theo dõi việc hoàn thành trong bảng tính Google Sheets tự động. Các thành viên trong nhóm ở mọi nơi có thể cập nhật trực tiếp tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải sàng lọc thông tin cập nhật qua email của mọi người. Với việc mọi người đều truy cập và cập nhật cùng một kế hoạch dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch thay đổi sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể xem các câu trả lời xuất hiện trong thời gian thực, nhanh chóng và kịp thời nhất.
Tổ chức các cuộc họp video và các sự kiện từ xa với các thành viên trong nhóm
Nếu bạn làm việc trong một nhóm trải rộng trên toàn cầu, Google Meet cho phép bạn luôn kết nối từ mọi nơi trên thế giới, vào bất kỳ lúc nào — tất cả từ máy tính hoặc thiết bị di động. Tham gia cuộc họp video từ Google Meet hoặc Gmail để động não nảy sinh những ý tưởng, thực hiện các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện ảo, v.v. Giờ đây, tất cả mọi người đều có thể giữ liên lạc mà không cần đi lại mà vẫn hiệu quả như họp trực tiếp.
Chỉnh sửa tài liệu nhóm trong thời gian thực
Chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc các tệp khác với nhóm từ xa của bạn? Không cần phải gửi qua lại các tệp qua email và xử lý nhiều tệp đính kèm. Sử dụng Google Docs, Sheets và Slides để chỉnh sửa đồng thời trong thời gian thực, trò chuyện ngay trong tệp tài liệu, và phản hồi bằng các comment. Các thay đổi sẽ tự động lưu, vì vậy các thành viên trong nhóm luôn truy cập vào các phiên bản cập nhật nhất. Bạn cũng có thể chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu hoặc bảng tính trong phòng nhóm bằng Google Chat hoặc Chat trong Gmail.
Thuyết trình từ xa
Khi bạn không thể gặp trực tiếp, hãy sử dụng Google Meet để trình bày Slides, Docs và các tệp khác trong cuộc họp video. Bạn thậm chí có thể ghi lại các cuộc họp video để những người ở các múi giờ khác có thể xem lại diễn biến cuộc họp sau đó và bật phụ đề để mọi người xem mà không cần âm thanh.
Truyền thông tin mới nhất cho các nhóm hoặc đội lớn
Trang web là một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin với nhiều đối tượng. Bạn có thể chọn đối tượng của mình và kiểm soát thời điểm các bản cập nhật được phát hành. Để cung cấp một tập hợp nội dung cho tổ chức của bạn hoặc công chúng, hãy xây dựng trang web Google Sites và nhúng Docs, Sheets, Slides và các tệp khác từ Google Drive. Docs, Sheets và Slides cũng là những công cụ quan trọng giúp nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin đang thay đổi theo từng phút. Nhiều tùy chọn chia sẻ có sẵn, tùy thuộc vào phiên bản Google Workspace người nghe của bạn..
Thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng
Bạn muốn thu thập thông tin từ các nhóm lớn, chẳng hạn như nhóm nội bộ hoặc khách hàng bên ngoài? Với Google Forms (Biểu mẫu), bạn có thể tạo và phân tích các cuộc khảo sát ngay trên thiết bị di động hoặc trình duyệt web của mình. Tạo một cuộc khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, thu thập phản hồi về tài liệu từ các nhóm mở rộng, gửi một cuộc thăm dò ý kiến nhanh và hơn thế nữa. Sau đó, bạn có thể nhận được thông báo khi mọi người phản hồi, xem kết quả khảo sát và tóm tắt dữ liệu bằng biểu đồ và đồ thị trong Google Forms hoặc Sheets .
Muốn làm việc hiệu quả thì cần có công cụ chất lượng. Google Workspace chính là công cụ đó. GCS cung cấp các gói Google Workspace với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.
