10 mẹo Google Workspace để làm việc với các nhóm từ xa hiệu quả

Bất kể bạn làm việc ở đâu đi chăng nữa, việc kết nối các thành viên trong nhóm luôn vô cùng quan trọng. Google Workspace là bộ ứng dụng phổ biến và hữu ích nhất trong việc thiết lập và kết nối mọi người làm việc hiệu quả hơn với nhau.

Bất kể bạn làm việc ở đâu đi chăng nữa, việc kết nối các thành viên trong nhóm luôn vô cùng quan trọng. Google Workspace là bộ ứng dụng phổ biến và hữu ích nhất trong việc thiết lập và kết nối mọi người làm việc hiệu quả hơn với nhau. Một bộ công cụ tốt sẽ là cánh phải hỗ trợ đắc lực cho năng suất làm việc của đội nhóm. Dưới đây là 10 mẹo sử dụng những ứng dụng Google Workspace sao cho hiệu quả nhất khi làm việc nhóm từ xa.

Đơn giản hóa giao tiếp với danh sách gửi thư nhóm

Cần chia sẻ cùng một thông tin với các thành viên trong nhóm trên toàn cầu? Giúp liên lạc dễ dàng hơn bằng cách tạo danh sách email Nhóm cho nhóm của bạn. Sau đó, thay vì gửi email cho từng người, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên (chẳng hạn như lịch kế hoạch của nhóm hay tài liệu trên Drive) với tất cả mọi người cùng một lúc.

Luôn có tổ chức với lịch của nhóm

10-meo-google-workspace-de-lam-viec-voi-nhom-tu-xa-hieu-qua-anh-1

Khi một nhóm trải rộng trên toàn cầu và hoạt động ở các múi giờ khác nhau, thật khó để tổ chức các ngày họp phù hợp với tất cả mọi người. Với Google Calendar, bạn có thể xếp lớp lịch của các thành viên trong nhóm của mình để xem khi nào mọi người đều có mặt. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ và hơn thế nữa. Giờ bạn đã biết khi nào mọi người rảnh rỗi, thật dễ dàng để lên lịch các cuộc họp nhóm hoặc sự kiện.

Trao quyền cho các thành viên trong nhóm

Khuyến khích các thành viên trong nhóm ở các vị trí khác nhau giữ kết nối bằng cách tạo phòng trong Google Chat hoặc Chat trong Gmail. Giờ đây, mọi người có thể dễ dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự án, trao đổi suy nghĩ về các phương pháp hay nhất và tạo ra ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn.

Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài nguyên của nhóm từ mọi nơi trên thế giới

Bạn muốn một cách dễ dàng để lưu trữ và chia sẻ tài nguyên của nhóm một cách an toàn? Lưu tất cả các tệp của nhóm bạn vào một thư mục trong Google Drive hoặc Shared Drive và chia sẻ chúng ngay lập tức. Khi ai đó thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những tệp nào đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn vào các tệp mới nhất trên mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào.

Điều phối các kế hoạch và lịch trình dự án

Khi làm việc từ xa, sẽ khó mà theo dõi các dự án và lịch trình của nhóm, chẳng hạn như khi deadline bị thay đổi hay bổ sung nhiệm vụ vào phút cuối. Hãy chuẩn bị tốt hơn bằng cách tổ chức công việc nhóm của bạn và theo dõi việc hoàn thành trong bảng tính Google Sheets tự động. Các thành viên trong nhóm ở mọi nơi có thể cập nhật trực tiếp tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải sàng lọc thông tin cập nhật qua email của mọi người. Với việc mọi người đều truy cập và cập nhật cùng một kế hoạch dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch thay đổi sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể xem các câu trả lời xuất hiện trong thời gian thực, nhanh chóng và kịp thời nhất.

Tổ chức các cuộc họp video và các sự kiện từ xa với các thành viên trong nhóm

google meet

Nếu bạn làm việc trong một nhóm trải rộng trên toàn cầu, Google Meet cho phép bạn luôn kết nối từ mọi nơi trên thế giới, vào bất kỳ lúc nào — tất cả từ máy tính hoặc thiết bị di động. Tham gia cuộc họp video từ Google Meet hoặc Gmail để động não nảy sinh những ý tưởng, thực hiện các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện ảo, v.v. Giờ đây, tất cả mọi người đều có thể giữ liên lạc mà không cần đi lại mà vẫn hiệu quả như họp trực tiếp.

Chỉnh sửa tài liệu nhóm trong thời gian thực

Chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc các tệp khác với nhóm từ xa của bạn? Không cần phải gửi qua lại các tệp qua email và xử lý nhiều tệp đính kèm. Sử dụng Google Docs, Sheets và Slides để chỉnh sửa đồng thời trong thời gian thực, trò chuyện ngay trong tệp tài liệu, và phản hồi bằng các comment. Các thay đổi sẽ tự động lưu, vì vậy các thành viên trong nhóm luôn truy cập vào các phiên bản cập nhật nhất. Bạn cũng có thể chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu hoặc bảng tính trong phòng nhóm bằng Google Chat hoặc Chat trong Gmail.

Thuyết trình từ xa

Khi bạn không thể gặp trực tiếp, hãy sử dụng Google Meet để trình bày Slides, Docs và các tệp khác trong cuộc họp video. Bạn thậm chí có thể ghi lại các cuộc họp video để những người ở các múi giờ khác có thể xem lại diễn biến cuộc họp sau đó và bật phụ đề để mọi người xem mà không cần âm thanh.

10-meo-google-workspace-de-lam-viec-voi-nhom-tu-xa-hieu-qua-anh-3

Truyền thông tin mới nhất cho các nhóm hoặc đội lớn

Trang web là một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin với nhiều đối tượng. Bạn có thể chọn đối tượng của mình và kiểm soát thời điểm các bản cập nhật được phát hành. Để cung cấp một tập hợp nội dung cho tổ chức của bạn hoặc công chúng, hãy xây dựng trang web Google Sites và nhúng Docs, Sheets, Slides và các tệp khác từ Google Drive. Docs, Sheets và Slides cũng là những công cụ quan trọng giúp nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin đang thay đổi theo từng phút. Nhiều tùy chọn chia sẻ có sẵn, tùy thuộc vào phiên bản Google Workspace người nghe của bạn..

Thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng

Bạn muốn thu thập thông tin từ các nhóm lớn, chẳng hạn như nhóm nội bộ hoặc khách hàng bên ngoài? Với Google Forms (Biểu mẫu), bạn có thể tạo và phân tích các cuộc khảo sát ngay trên thiết bị di động hoặc trình duyệt web của mình. Tạo một cuộc khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, thu thập phản hồi về tài liệu từ các nhóm mở rộng, gửi một cuộc thăm dò ý kiến nhanh và hơn thế nữa. Sau đó, bạn có thể nhận được thông báo khi mọi người phản hồi, xem kết quả khảo sát và tóm tắt dữ liệu bằng biểu đồ và đồ thị trong Google Forms hoặc Sheets .

Muốn làm việc hiệu quả thì cần có công cụ chất lượng. Google Workspace chính là công cụ đó. GCS cung cấp các gói Google Workspace với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top