Sử dụng 10 mẹo Google Workspace để cải thiện giao tiếp nơi công sở

một số mẹo sử dụng Google Workspace để cải thiện giao tiếp nơi công sở, để bạn và đội nhóm của mình có thể phát huy hết năng suất làm việc của mình, không để khoảng cách làm rào cản công việc. 

Với tốc độ phát triển của công nghệ, làm việc trên không gian ảo là một trong những phương thức làm việc phổ biến. Email là một trong những công cụ quan trọng nhất để bạn trao đổi với đội nhóm, khách hàng và đối tác về các quyết định quan trọng, các sáng kiến mới và tiến trình của doanh nghiệp,.. Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ cho bạn một số mẹo sử dụng Google Workspace để cải thiện giao tiếp nơi công sở, để bạn và đội nhóm của mình có thể phát huy hết năng suất làm việc của mình, không để khoảng cách làm rào cản công việc. 

Sử dụng các nhãn thông minh hơn trong email của bạn

Gmail nhóm các email có cùng chủ đề lại với nhau trong chuỗi hội thoại. Đặt nhãn thành tiêu đề cụ thể cho từng chủ đề của bạn để các thông điệp phù hợp được liên kết với nhau và dễ tìm hơn. Nếu chủ đề thay đổi sau đó, chỉ cần thay đổi chủ đề cho phù hợp. Bằng cách đó, những email được chọn cho từng nhãn sẽ được gom vào một chỗ, giúp bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin sau này. 

label email gmail google workspace

Báo lại email để trả lời sau

Khi bạn quá bận để trả lời 1001 email? Bạn có thể hoãn email và tạm thời ẩn chúng khỏi hộp thư đến của mình. Email của bạn sẽ trở lại đầu hộp thư đến khi bạn muốn.

Quản lý nhiều chữ ký email

Chữ ký email có thể coi là một trong những chiêu thức Marketing của các doanh nghiệp. Tại đây, bạn có thể tóm tắt nhanh công việc và thông tin doanh nghiệp của mình đến mọi địa chỉ email. Tạo nhiều chữ ký trong Gmail – bạn có thể cá nhân hóa từng chữ ký bằng các phông chữ, màu sắc, ảnh, liên kết và thông tin khác nhau. Lần tới khi bạn soạn email, chỉ cần chọn mẫu Gmail có chữ ký bạn muốn sử dụng.

chu ky email gmail google workspace

Ẩn các cuộc trò chuyện email không liên quan

Một cuộc trò chuyện mà bạn không còn quan tâm có tiếp tục xuất hiện trong hộp thư đến của bạn không? Ẩn các cuộc trò chuyện trong Gmail để chúng bỏ qua hộp thư đến của bạn và được lưu trữ tự động. Nếu một thư mới trong cuộc trò chuyện được gửi đến bạn mà không phải ai khác hoặc nếu bạn được thêm vào “To” hoặc “Cc” trong một thư mới, thì cuộc trò chuyện sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn. Giờ đây, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào email quan trọng khác.

Thảo luận qua video hoặc chat thay vì email

Nếu một chuỗi email dài hoặc khó hiểu, nói chuyện trực tiếp có lẽ sẽ dễ dàng hơn. Thảo luận trực tiếp với bất kỳ ai ở bất kỳ đâu trên thế giới bằng cách sử dụng Google Meet để bắt đầu cuộc họp video. Hoặc nếu bạn chỉ cần câu trả lời có hoặc không, hãy gửi tin nhắn trò chuyện bằng  Google Chat hoặc Chat trong Gmail. 

Chia sẻ và cộng tác bằng Google Chat

Đừng bao giờ bỏ lỡ một phút động não trong cuộc họp tiếp theo của bạn. Cộng tác với nhóm của bạn bằng Google Chat. Với Chat, các cuộc trò chuyện được sắp xếp thành các chuỗi hội thoại khác nhau trong các phòng chat, vì vậy bạn và nhóm của mình có thể thảo luận nhiều chủ đề cùng một lúc. Trò chuyện với đồng nghiệp của bạn, chia sẻ tệp và các tài nguyên trực tuyến khác, đồng thời làm việc cùng nhau trong các dự án nhóm.

Lên lịch gặp gỡ với người nhận email ngay từ hộp thư đến của bạn

Nếu cuộc trò chuyện qua email của bạn chưa đủ để giúp cho bạn và đội nhóm của mình giải quyết công việc ổn thỏa, một cuộc họp mặt có thể là cách hiệu quả hơn để hoàn thành cuộc thảo luận. Với Gmail, bạn có thể lên lịch một cuộc họp ngay từ hộp thư đến của mình. Sự kiện tự động chứa chủ đề email làm tiêu đề, thông báo từ email dưới dạng mô tả và những người trong chuỗi email với tư cách là người tham dự.

Dễ dàng hoàn tác tin nhắn đã gửi

Lỗi đánh máy trong email đã gửi của bạn? Quên thêm người nhận? Email thiếu thông tin? Lấy lại thư bạn vừa gửi trong tối đa 30 giây bằng cách bật tính năng hoàn tác gửi của Gmail. 

Bạn chưa biết cách cài đặt hoàn tác email đã gửi? Xem thêm tại đây

Đính kèm các file tài liệu vào email

Bạn muốn gửi thêm tài liệu thông tin cho khách hàng hoặc đồng nghiệp qua email? Hãy thêm tệp đính kèm vào email của bạn. Với Gmail, bạn chỉ có thể đính kèm tệp có kích thước tối đa 25MB. Để thêm tệp có dung lượng lên đến 30GB, chẳng hạn như video và tệp thiết kế, hãy tải tệp lên Drive và rồi việc của bạn là gửi đi một đường link mà thôi. 

Tiết kiệm thời gian - nhắn tin cho các nhóm lớn bằng một địa chỉ email

Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một người về một dự án hoặc chủ đề, hãy tiết kiệm thời gian cho chính mình bằng cách sử dụng Groups để tạo một nhóm. Sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi thông tin hoặc chia sẻ tệp với mọi người cùng một lúc. Giờ đây, việc gửi đi những thông tin cập nhật cho tất cả những người phù hợp sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn.

GCS mong rằng bài chia sẻ này có ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi những bài viết chia sẻ mẹo sử dụng Google Workspace ứng dụng vào tăng năng suất công việc của GCS nhé. 

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại:

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top