Sử dụng 10 mẹo Google Workspace để cải thiện giao tiếp nơi công sở

Email doanh nghiệp giá rẻ hiện nay có thể đã không còn xa lạ gì đối với những doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ Email. Nhưng đi kèm với đó, chúng ta không thể không chú ý đến những rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ. Giá rẻ có đi kèm với chất lượng tốt hay không? Những lưu ý nào cần biết để không bị mất dữ liệu? Hãy cùng GCSVN tìm hiểu ngay.

Thế nào là email doanh nghiệp giá rẻ?

Email doanh nghiệp giá rẻ về bản chất là những email có giá lách luật những chính sách của Google, cũng như là không đảm bảo được bảo mật thông tin, dễ gặp những vấn đề trong quá trình khách hàng Google Workspace sử dụng như rò rỉ dữ liệu, hay dễ dàng bị khóa từ chính tài khoản của mình. Điều này gây ra cản trở công việc, hiệu suất làm việc không đáng có,

Cụ thể, những nơi bán Email doanh nghiệp giá rẻ sẽ có những tính chất như sau:

Đầu tiên, một số nhà cung cấp email doanh nghiệp giá rẻ sẽ có quy trình đặt hàng vi phạm nguyên tắc của Google. Sau khi mua tên miền chính, họ sẽ tiếp thị tên miền phụ cho khách hàng. Đương nhiên, người dùng cũng sẽ phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng, trong đó có việc mất khả năng kiểm soát tài khoản Gmail của mình. Ngoài ra, điều này sẽ gây ra nhiều vấn đề rò rỉ dữ liệu.

Vấn đề thứ hai là một số trang web cung cấp địa chỉ email doanh nghiệp giá rẻ lách chính sách của Google bằng cách đăng ký các khu vực địa lý giả mạo. Điều này ngụ ý rằng họ sẽ báo cáo sai địa chỉ của khách hàng đối với quốc gia và khu vực của họ. Thực ra đây thực sự là một cách bán giải pháp vô trách nhiệm vì tài khoản Gmail sẽ bị khóa vĩnh viễn ngay khi Google phát hiện ra.

Thứ ba, đó là thủ đoạn “lùa gà” bằng cách đưa ra mức giá tăng cao. Hầu hết các thủ thuật đều có mục tiêu ẩn là lấy thông tin khách hàng hoặc hướng người dùng đến nhà cung cấp email thay thế thay vì Google.

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ ngày nay, Email doanh nghiệp ngày càng phổ biến hơn bao giờ hết. Vì vậy, trên thị trường đã xuất hiện nhiều nơi bán email doanh nghiệp giá rẻ, với giá khởi điểm hàng tháng chỉ từ vài chục nghìn. 

Đối với một dịch vụ Email chất lượng cao thì đây là một mức giá khá đáng quan ngại. Một hệ thống email giá rẻ sẽ chỉ có những tính năng cơ bản như gửi và nhận email, bảo mật cơ bản và giao diện web đơn giản. Nó cũng sẽ thiếu các công cụ làm việc nhóm hiệu quả, có trải nghiệm người dùng kém ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và tiềm ẩn nhiều rủi ro như mất toàn bộ dữ liệu, cùng nhiều hậu quả khác. Điều này là do việc sử dụng hệ thống email giá rẻ sẽ không cho phép nhà cung cấp có được phần cứng cũng như là phần mềm tốt.

Chính sách giá niêm yết của email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là một phiên bản dịch vụ email của Google Workspace nhằm đáp ứng nhu cầu thương mại và tổ chức. Các chủ doanh nghiệp có thể đăng ký trực tiếp với bên Google khi mua Gmail dành cho doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể đăng ký với tổ chức đối tác của Google tại quốc gia cư trú của bạn để nhận trợ giúp về hóa đơn, hỗ trợ về mặt kỹ thuật và hỗ trợ sau mua hàng. 

Về chi phí, Google đặt giá bán cho Gmail dành cho doanh nghiệp và tất cả các dịch vụ phần mềm dưới dạng dịch vụ khác. Cả người mua trực tiếp và người mua thông qua các đơn vị đối tác đều phải tuân theo bảng giá công bố của công ty.

Một số đối tác của Google có thể áp dụng chi phí chiết khấu cho những khách hàng mua số lượng lớn, có tính đến các ưu đãi về giá. Tuy nhiên, mức phí đó sẽ không khác nhiều so với mức phí của nhà cung cấp.

Vậy những rủi ro dùng email doanh nghiệp giá rẻ sẽ bao gồm những gì và những lưu ý quan trọng nào cần nhớ khi mua email doanh nghiệp giá rẻ? Chúng ta cùng theo dõi trong các phần tiếp theo.

Một số rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ

1. Các biện pháp bảo mật không đầy đủ làm ảnh hưởng đến quyền riêng tư

Việc sử dụng email doanh nghiệp giá rẻ có nguy cơ thiếu các tính năng bảo mật mạnh mẽ không có trong phiên bản chính thức. Điều này giúp tin tặc dễ dàng thực hiện các cuộc tấn công, đột nhập vào hệ thống và sử dụng email để thực hiện các hình thức lừa đảo và spam khác.

Nếu như doanh nghiệp mua Email doanh nghiệp có tên miền phụ thì sẽ rất dễ để lại lỗ hổng hệ thống và những dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp.

2. Việc vi phạm chính sách của Google có thể dẫn đến mất tất cả dữ liệu

Các phiên bản Email doanh nghiệp chi phí thấp có thể đi ngược lại các điều khoản dịch vụ và tiêu chuẩn của Google. Công ty sẽ không thể truy cập vào hệ thống email sau khi Google kiểm tra tài khoản.

Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp có thể đứng trước nguy cơ mất hoàn toàn dữ liệu mà không được báo trước. Hơn hết, kéo theo sau đó là tình trạng gián đoạn hoạt động, mất dữ liệu khách hàng và những thông tin giao dịch quan trọng khác.

3. Hạn chế về quyền và tính năng quản trị

Thêm nữa, rủi ro dùng email doanh nghiệp giá rẻ đó là sẽ có khả năng ít tính năng hơn phiên bản có giá theo như chính sách Google. Các tính năng quan trọng như bảo mật phức tạp, lịch làm việc và tích hợp ứng dụng có thể không khả dụng với bạn.

Như đã trình bày trước đó, công ty của bạn sẽ mất một số quyền quản trị thiết yếu nếu bạn mua Gmail dưới tên miền phụ không được nắm quyền quản lý. Chỉ định đặc quyền của người dùng, quản lý những thiết bị có thể truy cập vào Gmail, thêm người dùng, v.v. là một số ví dụ về tính năng.

Tuy nhiên, hiệu suất và độ ổn định không thể được đảm bảo với các phiên bản không được phê duyệt. Kết quả là các hoạt động thường xuyên của công ty có thể bị gián đoạn.

4. Khả năng gia tăng thư rác và quảng cáo

Trong một số email không chính thức, nhà cung cấp có thể tùy ý thêm quảng cáo vào giao diện hoặc vào các email được gửi và nhận. Không cần phải nói cũng biết rằng không phải người dùng nào cũng thích trải nghiệm này. 

Việc mua email doanh nghiệp cũng một phần là để bớt đi những thư rác, quảng cáo, spam nhưng việc gia tăng việc quảng cáo sẽ trở thành vấn đề đối với một doanh nghiệp cần sự chắt lọc rõ ràng vì có khá nhiều thư quan trọng từ phía đối tác cũng như khách hàng.

5. Thiếu sự hỗ trợ hoặc quan tâm khi phát sinh vấn đề kỹ thuật

Một điều cần cân nhắc hay rủi ro dùng email doanh nghiệp giá rẻ là những mối lo liên quan đến hỗ trợ kỹ thuật. Các phiên bản Gmail rẻ hơn thường không có trợ giúp kỹ thuật toàn diện và tức thời. Điều này có thể khiến công ty gặp khó khăn trong việc tìm ra vấn đề hoặc giải pháp cho các vấn đề kỹ thuật của mình.

Lưu ý để tránh mất dữ liệu khi dùng email doanh nghiệp giá rẻ

Sau khi đã tìm hiểu những rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ, chúng ta cùng đến với những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ Email doanh nghiệp:

1. Kiểm tra tính bảo mật

Khi đã đăng ký dịch vụ Email doanh nghiệp từ một đại lý bán, các bạn hãy xác minh xem nhà cung cấp dịch vụ Email giá rẻ có các tính năng bảo mật đáng tin cậy như chứng chỉ SSL/TLS, mã hóa dữ liệu và ngăn chặn hành vi giả mạo và thư rác hay không. Đây là một trong những điểm đáng quan tâm để doanh nghiệp tránh bị mất dữ liệu khi dùng email doanh nghiệp giá rẻ.

2. Dịch vụ chăm sóc khách hàng, hỗ trợ khi gặp sự cố

Các bạn có thể kiểm tra nơi cung cấp dịch vụ đó có có cung cấp dịch vụ khách hàng tốt không, đảm bảo giải quyết được những sự cố mà người dùng gặp phải hay không. Các bạn có thể xem xét kinh nghiệm kinh doanh sản phẩm và đội ngũ chuyên gia của họ có chất lượng không. Nếu như họ không thể đưa ra những bằng chứng xác thực về trình độ chuyên môn cũng như giấy phép ủy quyền của Google thì đó có thể là những nơi không cung cấp dịch vụ chất lượng. Ngoài ra họ cũng sẽ khó có thể hiểu hết được những vấn đề khi có sự cố đáng tiếc với Email doanh nghiệp của bạn.

GCS Technology Company Limited Vietnam là một trong những đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam, trực thuộc tập đoàn HVN và đã có hơn 12 năm kinh nghiệm. Khi lựa chọn GCS Vietnam, bạn sẽ có thể yên tâm vì nơi đây chuyên cung cấp các sản phẩm Google Workspace chất lượng, trong đó có Email doanh nghiệp với mức giá ưu đãi hấp dẫn và được hỗ trợ tận tình 24/7.

3. Kiểm tra dung lượng lưu trữ cần thiết

Trong khi xem xét mua dịch vụ Email doanh nghiệp giá rẻ, các bạn nên tìm hiểu dung lượng lưu trữ mà dịch vụ email cung cấp cho bạn. Hãy đảm bảo rằng dung lượng đó đúng với gói dịch vụ bạn yêu cầu chứ không chỉ là dung lượng ảo. Vì lượng dữ liệu và thông tin, email của doanh nghiệp khá lớn nên việc đảm bảo dung lượng lưu trữ thực sự cần thiết.

4. Kiểm tra chính sách sử dụng quảng cáo

Email từ một số nhà cung cấp dịch vụ email rẻ tiền nhất định có thể chứa quảng cáo. Điều này có thể gây bất tiện và làm giảm trải nghiệm của người dùng. Trước khi sử dụng dịch vụ, hãy đảm bảo bạn biết đầy đủ về chính sách sử dụng quảng cáo của đại lý cung cấp dịch vụ.

5. Kiểm tra đầy đủ tính năng và chất lượng

Khi so sánh với các dịch vụ email cao cấp, một số nhà cung cấp dịch vụ email rẻ tiền có thể cung cấp ít chức năng hơn. Xác minh rằng các chức năng quan trọng như gửi và nhận email đáng tin cậy, khả năng tìm kiếm, tính năng đồng bộ hóa và đáp ứng yêu cầu của bạn. Đảm bảo dịch vụ email của bạn cho phép tích hợp với các chương trình khác, chẳng hạn như quản lý tác vụ hoặc lập lịch, nếu bạn cần kết hợp email với chúng.

6. Khả năng chuyển đổi dịch vụ

Xem xét việc liệu bạn có thể dễ dàng di chuyển dữ liệu và địa chỉ email của mình nếu bạn quyết định thay đổi nhà cung cấp email trong tương lai.

7. Độ tin cậy và phản hồi của người dùng

Có một cách mà chúng ta thường hay dùng để xem xét, đánh giá những sản phẩm, dịch vụ, nơi mua có chất lượng không, đó chính là dựa vào những phản hồi của người dùng trước của nơi bán đó. Phương pháp này khá chính xác nếu bạn biết cách để tổng hợp tất cả những ý kiến của người dùng, cả ý kiến tích cực và trái chiều. Từ đó bạn sẽ có cái nhìn khách quan về dịch vụ Email doanh nghiệp giá rẻ và biết thêm về những rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ.

8. Kiểm tra thời gian hoạt động ổn định của công ty

Để tránh những rủi ro dùng email doanh nghiệp giá rẻ, bạn có thể kiểm tra thời gian hoạt động của nơi bạn đang mong muốn mua dịch vụ Email doanh nghiệp giá rẻ có đáng tin không và hệ thống cũng phải ổn định, đầy đủ các bộ phận. Điều này cũng giúp đảm bảo rằng bạn sẽ không mất dữ liệu quan trọng hoặc gặp sự cố kết nối.

9. Kiểm tra xem dịch vụ Email đó có hạn chế Email được gửi không

Có những nơi cung cấp dịch vụ Email giá rẻ đưa ra mức hạn chế số lượng Email bạn nhận và gửi đi trong 1 khoảng thời gian ngắn. Hãy chắc chắn rằng bạn biết những hạn chế này và quyết định xem chúng có phù hợp với yêu cầu của bạn hay không.

10. Tính năng khôi phục và sao lưu của email

Xem xét liệu bạn có thể sao lưu và khôi phục dữ liệu email của mình với nhà cung cấp hay không. Điều này là cần thiết để đảm bảo rằng trong trường hợp có sự cố xảy ra, bạn sẽ có thể giữ được những thông tin, dữ liệu quan trọng.

Lựa chọn đối tác ủy quyền của Google uy tín, chất lượng cao

Để đảm bảo hơn hết về mặt giá cả cũng như chất lượng của Email doanh nghiệp, các bạn có thể tìm các đối tác cấp cao được ủy quyền bởi Google bằng cách tìm kiếm trên trang Find a partner. Tại đó, những đại lý cung cấp dịch vụ Google Workspace đã có giấy chứng nhận là cơ sở ủy quyền chính thức được lưu hành và bán những sản phẩm, dịch vụ chính hảng của Google trên thị trường Việt Nam nói riêng và quốc gia khác nói chung. 

Ngoài ra, GCS Technology Vietnam cũng là một trong số những đối tác cấp cao hàng đầu tại Việt Nam được ủy quyền của Google Cloud. Các bạn có thể tin tưởng và nhận sự hỗ trợ từ phía GCS về tất cả các dịch vụ cũng như được tư vấn về các gói Email doanh nghiệp phù hợp với quy mô nhân sự công ty. Ngoài ra, tại đây cũng đang có những ưu đãi hấp dẫn để người dùng tham khảo, tất nhiên chất lượng dịch vụ cũng như được hỗ trợ tận tình 24/7 luôn được ưu tiên khi khách hàng đăng ký dịch vụ tại GCS Vietnam.

Lời kết

Bài viết trên đây của GCS đã đặt ra những rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ làm cơ sở để các tổ chức, công ty có thể cân nhắc kỹ hơn khi mua Gmail của Google Workspace. Nếu cần giải đáp trực tiếp thì hãy nhắn ngay thông tin của bạn ở phần Chatbox bên dưới để nhận được tư vấn, hỗ trợ về dịch vụ Email doanh nghiệp một cách chi tiết cũng như có các ưu đãi về giá cả hấp dẫn, đi kèm với chất lượng luôn được ưu tiên hàng đầu.

Bạn muốn đẩy nhanh quá trình lọc dữ liệu Google Sheets của mình không? Hãy làm quen với Slicer để giảm thời gian lọc thủ công. Việc lọc và phân tích các tập dữ liệu khổng lồ trong Google Sheets có thể là một việc khó khăn đối với những người có nhiều đầu việc để làm trong ngày.  Không cần phải vào menu bộ lọc, bạn có thể lọc dữ liệu ngay lập tức trong Google Sheets bằng các nút tương tác được gọi là Slicer. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách để lọc biểu đồ và bảng bằng Slicer trong Google Sheets. Hãy cùng GCS Vietnam đọc nội dung bên dưới ngay.

Slicer trong Google Sheets là gì?

Slicer là một trong những công cụ được bao gồm trong Google Sheets, và có đặc điểm tương đồng với công cụ lọc (Filter). Cả hai giống nhau ở chỗ đó là đều lọc dữ liệu, tuy nhiên, slicer mang lại nhiều lợi ích hơn các bộ lọc. Google Sheets thêm bộ cắt dưới dạng nút vào bảng tính của bạn khi bạn tạo một nút. Máy cắt trực quan hơn các bộ lọc thông thường chỉ vì điều này.

Slicer hiển thị các tiêu đề có sẵn trong dữ liệu của bạn và cho phép bạn nhấp để chọn hoặc bỏ chọn các tiêu đề đó. Không cần thiết phải mở menu bộ lọc và đọc qua danh sách dài các tùy chọn. Việc slicer cũng phản ánh trên biểu đồ là một tính năng quan trọng khác. Biểu đồ sẽ tự động cập nhật để hiển thị dữ liệu đã lọc khi bạn áp dụng Slicer cho dữ liệu.

Nói tóm lại, Slicer là công cụ giúp bạn lọc nhiều thành phần trong trang tính cùng một lúc, còn được gọi là Data Slicer. Slicer hoạt động giống như các bộ lọc trực quan. Chúng cho phép bạn chọn bộ lọc của mình một cách nhanh chóng. Bạn có thể dễ dàng biết bộ lọc nào đã được áp dụng cho dữ liệu của mình vì mỗi Slicer đều riêng biệt và được mã hóa màu.

Nói chính xác hơn, các Slicer sẽ đặt tên riêng cho từng nhóm lọc, từ đó sẽ chia nhỏ dữ liệu và lúc bạn cần phân tích thì sẽ lấy phần dữ liệu đó để cho bạn kiểm tra. 

Trên cùng một trang tính, slicer có thể được sử dụng trên các bảng, bảng tổng hợp và biểu đồ. Kết quả là chúng cho phép bạn tập trung tất cả các thành phần của bảng tính vào một vùng dữ liệu cụ thể.

Hướng dẫn chi tiết lọc biểu đồ và bảng bằng Slicer

Với Google Sheets, việc tạo Slicer rất đơn giản và chỉ cần vài cú nhấp chuột để sử dụng Slicer. Sau khi slicer được tạo, bạn có thể thay đổi các thông số và tùy chỉnh nó. 

Để bắt đầu tạo Slicer, ấn chọn menu Dữ liệu (Data), sau đó chọn Thêm Slicer (Add a slicer).

Sau đó, một Slicer sẽ hiển thị trên trang tính của bạn sau khi bạn thực hiện xong việc này. Tuy nhiên, chưa dừng lại ở bước đó. Chỉ khi bạn yêu cầu Slicer lọc những gì thì slicer bạn vừa tạo mới hoạt động. Để hoạt động, Slicer cần có tiêu đề cột và phạm vi dữ liệu. Bây giờ chúng ta sẽ đến với hướng dẫn cụ thể để lọc biểu đồ và bảng bằng Slicer.

1. Hướng dẫn lọc bảng bằng Slicer

Slicer cho phép bạn nhanh chóng lọc các bảng dữ liệu trong khi vẫn duy trì tính toàn vẹn của phần còn lại của trang tính. Slicer hoạt động tương tự như công cụ lọc của Google Sheets ở chỗ Slicer sẽ chỉ giấu các ô không cần thiết chứ không xóa dữ liệu mà bạn đã tạo.

Hãy xem ví dụ trong bảng tính ở trên chẳng hạn. Bảng tính này đóng vai trò là danh sách mua sắm dài hạn bao gồm thông tin về giá, trạng thái và thẻ cho mỗi mặt hàng. Giả sử rằng mục tiêu trong trường hợp này là lọc nhanh các mục theo thẻ của chúng. Sử dụng slicer là phương pháp đơn giản nhất để thực hiện việc này.

Để sử dụng Slicer trong Google Sheets, bạn phải đảm bảo rằng bảng của bạn chứa hàng tiêu đề, giống như hàng tiêu đề trong bảng tính này. Dưới đây là cách sử dụng Slicer trong Google Sheets để lọc dữ liệu trong bảng:

Bước 1: Chọn tùy chọn Add a Slicer từ menu Data trong giao diện của Google Sheet.

Bước 2: Chọn Slicer và chọn ba dấu chấm dọc nằm ở góc trên bên phải.

Bước 3: Chọn Chỉnh sửa slicer (Edit Slicer) từ tùy chọn thả xuống. Bằng cách đó, cài đặt Slicer sẽ xuất hiện ở bên phải.

Bước 4: Trong trường Phạm vi dữ liệu, hãy cung cấp dữ liệu mà bạn muốn lọc. Trong trường hợp này là A1:D10. Các tiêu đề cột của bảng sẽ được Google Sheets tự động đọc.

Bước 5: Để lọc dữ liệu bằng một cột cụ thể, hãy nhấp vào danh sách thả xuống bên dưới Cột (Column). Trong trường hợp này, đó là cột Thẻ.

Bây giờ Slicer đã sẵn sàng để bạn sử dụng! Để truy cập các tùy chọn lọc, hãy nhấp vào biểu tượng ở góc bên trái của slicer. Bấm vào các giá trị trong slicer để chọn hoặc bỏ chọn chúng, sau đó bấm OK. Các kết quả cần thiết sẽ được hiển thị trên bảng tính.

Chú ý rằng dữ liệu không ở trong vùng phạm vi sẽ giữ nguyên không thay đổi (trong ví dụ này là B11 đến B13).

2. Hướng dẫn lọc dữ liệu biểu đồ bằng Slicer

Lọc biểu đồ là một tính năng tuyệt vời của Slicer trong Google Trang tính. Điều này cho phép bạn tạo các biểu đồ động thay đổi theo Slicer bạn sử dụng.

Đối với biểu đồ, bạn sẽ không cần tạo một Slicer riêng. Ở đây, Slicer sẽ lọc cả bảng dữ liệu và biểu đồ vì biểu đồ của bạn dựa trên cùng một phạm vi dữ liệu. Chúng ta sẽ sử dụng luôn bảng tính ở trên để tạo biểu đồ và lọc dữ liệu bằng Slicer.

Trong Google Sheets, mỗi dạng biểu đồ phù hợp với một loại dữ liệu nhất định. Trong trường hợp này, biểu đồ hình tròn là cách thể hiện dữ liệu trực quan hiệu quả nhất trong bảng tính trên:

Bước 1: Chọn dữ liệu mà bạn muốn vẽ đồ thị. Trong trường hợp này, A1:B10 sẽ được sử dụng.

Bước 2: Chọn Biểu đồ từ menu Chèn. Biểu đồ hình tròn sẽ được Google Trang tính tự động tạo. Nếu Google Sheets không tự tạo thì bạn có thể tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 3: Chuyển đến tab Setup trong trình chỉnh sửa Biểu đồ.

Bước 4: Chọn biểu đồ hình tròn (Pie Chart) trong phần Loại biểu đồ (Chart type)

Sau đó bạn sử dụng Slicer hiện lên và quan sát biểu đồ để có thể phân tích rõ hơn những sản phẩm mong muốn. Chúc mừng bạn đã lên một trình mới khi có thể lọc biểu đồ và bảng trong Slicer của Google Sheets.

Hướng dẫn cách sửa Slicer trong Google Sheets

Trong Google Sheets, bạn có thể sửa đổi cài đặt vị trí, giao diện và dữ liệu của Slicer. Dưới đây là một số cách để bạn có thể sửa Slicer trong Google Sheets:

• Điều hướng đến tab Data trong cài đặt Slicer để sửa đổi phạm vi dữ liệu của bộ lọc. Bằng cách thay đổi cột, bạn có thể chọn phạm vi dữ liệu mới hoặc sửa đổi tiêu chí của bộ lọc.

• Điều hướng đến tab Customize trong cài đặt Slicer để thay đổi giao diện của Slicer. Bạn có thể thay đổi tiêu đề, phông chữ tiêu đề và màu nền của Slicer để sửa đổi giao diện của nó.

• Kéo các chấm màu xanh lam xung quanh Slicer để điều chỉnh kích thước của Slicer sau khi chọn. Chiều rộng của Slicer có thể được kéo dài hoặc co lại theo mức độ mong muốn của bạn nhưng sẽ bị giới hạn về điều chỉnh độ cao.
• Để di chuyển Slicer, ấn chọn vào Slicer và kéo nó đến vị trí mà bạn mong muốn trong bảng tính.

Lời kết

Mong rằng những hướng dẫn của GCS Vietnam về cách lọc biểu đồ và bảng bằng Slicer đã giúp bạn có thể áp dụng để phân tích dữ liệu hiệu quả hơn trong công việc. Hãy theo dõi trang tin tức của GCS Vietnam để biết thêm được những thông tin và kiến thức bổ ích về Google Sheets nói riêng và Google Workspace nói chung. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì và cần được hỗ trợ tư vấn, các bạn có thể hỏi ngay trong Chatbox của trang và nhân viên CSKH sẽ giải đáp ngay lập tức một cách cụ thể để bạn có được sự giải đáp hợp lý và chi tiết nhất.

Pooled storage hay còn được biết đến là bộ nhớ gộp, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý dung lượng lưu trữ hiệu quả khi có đông người dùng trong một tổ chức. Với Pooled storage, người quản lý có thể giới hạn mức dung lượng đối với từng bộ phận, cá nhân cụ thể một cách tiện lợi và hiệu quả. Hãy cùng GCS Vietnam đi vào chi tiết tìm hiểu Pooled Storage.

Pooled Storage trong Google Drive là gì?

Trước đây, mỗi người dùng Google Drive đều có bộ nhớ riêng. Nếu một người dùng sử dụng nó một cách tiết kiệm thì người dùng khác sẽ sử dụng nó một cách rộng rãi nhưng họ không thể chia sẻ nó, điều này dẫn đến lãng phí và không tận dụng được hết các lợi thế của Google Drive. 

Google Workspace hiện cung cấp một tính năng có tên là Pooled Storage. Vậy Pooled Storage là gì? được hiểu là bộ nhớ gộp dung lượng của một công ty được chia sẻ sử dụng cho nhiều phòng ban khác nhau trong một tổ chức. Dung lượng tổng thể mà toàn bộ tổ chức có thể sử dụng được gọi là bộ nhớ tổng hợp, được xác định bằng cách nhân từ số lượng user với dung lượng của mỗi phiên bản Google Workspace. Dung lượng bộ nhớ tổng hợp tăng lên theo mỗi giấy phép người dùng mới.

Mức phân bổ 30GB cố định của phiên bản Business Starter cho mỗi người dùng sẽ không thay đổi. Người dùng sử dụng Google Drive tiết kiệm và người sử dụng rộng rãi nhưng không thể chia sẻ với nhau sẽ thường xuyên xảy ra tình trạng lãng phí tài nguyên và không tận dụng được tối đa nền tảng. Nhờ pooled storage, tất cả dữ liệu của người dùng hiện được tích hợp vào bộ nhớ chung của tổ chức.

Nói một cách đơn giản, tổng dung lượng lưu trữ của bạn sẽ tăng thêm 30GB cho mỗi thành viên bổ sung tham gia (một tổ chức có 9 người sẽ có tổng dung lượng lưu trữ là 270GB).

Theo bản cập nhật mới nhất của Google, tính năng Pooled Storage hiện có thể truy cập được trong tất cả các phiên bản Google Workspace, từ Business đến Enterprise. Tuy nhiên, sẽ có một số hạn chế cài đặt nhất định đối với phiên bản Google Workspace Business Starter về các thiết lập bảo mật và phân quyền.

Pooled Storage trong các phiên bản Google Workspace

Bây giờ, hãy cùng xem xét các phiên bản đăng ký Google Workspace khác nhau và bộ nhớ gộp đi kèm với mỗi phiên bản sẽ khác nhau như thế nào?

1. Pooled Storage của phiên bản Google Workspace Business Starter

Đối với các tổ chức nhỏ cần những chức năng cơ bản như email, trò chuyện và những cuộc họp, hội thảo nhỉ, giải pháp tiết kiệm nhất là gói Google Workspace Business Starter. Mỗi người dùng có sẵn 30 GB bộ nhớ gộp để sử dụng cho cả Google Drive và Gmail.

2. Pooled Storage của phiên bản Google Workspace Business Standard

Gói nâng cấp hơn là gói Google Workspace Business Standard, dành cho các công ty yêu cầu các tính năng phức tạp hơn như dung lượng lưu trữ nhiều hơn, hội nghị truyền hình với tối đa 150 người và Shared Calendar. Đối với các tổ chức có ít hơn năm người dùng, gói này sẽ cung cấp 2TB dung lượng lưu trữ gộp; đối với các tổ chức có nhiều hơn năm người dùng, dung lượng lưu trữ là không giới hạn.

3. Pooled Storage của phiên bản Google Workspace Business Plus

Các tổ chức lớn hơn cần có các chức năng quản trị và bảo mật cao hơn, đó là lý do Google tạo ra gói đăng ký Workspace Business Plus. Cùng với các biện pháp kiểm soát bảo mật phức tạp, eDiscovery dành cho email và cuộc trò chuyện cũng như quản lý thiết bị di động nâng cao, gói này cũng bao gồm tất cả các chức năng của gói Business Standard. Đối với các tổ chức có ít hơn năm người dùng, gói này sẽ cung cấp 5TB dung lượng lưu trữ gộp; đối với các tổ chức có nhiều hơn năm người dùng, dung lượng lưu trữ là không giới hạn.

4. Pooled Storage của phiên bản Google Workspace Enterprise

Gói nâng cao hơn nữa dành cho các doanh nghiệp lớn là Google Workspace Enterprise, được thiết kế dành cho những tổ chức muốn có khả năng quản trị, tuân thủ và bảo mật tốt nhất có thể. Bên cạnh tất cả các lợi ích của gói Business Plus, gói này bao gồm tính năng bảo mật, tuân thủ và chống mất dữ liệu cấp doanh nghiệp. Tất cả người dùng trong tổ chức có thể truy cập bộ nhớ gộp không giới hạn với gói đăng ký này.

Điều quan trọng cần nhớ là pooled storage được chia sẻ bởi Gmail, Drive, Google Photos và đóng góp vào dung lượng lưu trữ chung của tổ chức. Người dùng sẽ không thể lưu thêm tệp nếu đạt đến giới hạn bộ nhớ gộp trừ khi bộ nhớ được giải phóng bằng cách xóa hoặc di chuyển dữ liệu sang một nền tảng khác.

Các doanh nghiệp có thể chỉ cần lưu trữ và chia sẻ dữ liệu giữa nhiều người dùng trong một khu vực bằng cách sử dụng bộ nhớ gộp, có sẵn trong tất cả các gói. Mọi công ty có quy mô, từ công ty khởi nghiệp cho đến các công ty đa quốc gia lâu đời, đều có thể chọn gói Google Workspace phù hợp với yêu cầu của mình.

Hướng dẫn chi tiết cách giới hạn dung lượng lưu trữ trong Google Drive

Quản trị viên Google Workspace có thể thiết lập các hạn chế về bộ nhớ cho từng người dùng và Bộ nhớ dùng chung (Shared Drive) để phân phối Bộ nhớ gộp (Pooled Storage) trong toàn tổ chức. Người dùng và ổ đĩa dùng chung chỉ bị giới hạn bởi dung lượng chung của ổ đĩa gộp của tổ chức nếu không có giới hạn bộ nhớ nào được thiết lập và người dùng sẽ không nhận được thông báo về việc đạt đến giới hạn của họ.

Người dùng nên sắp xếp tài khoản của mình thành các phòng ban hoặc nhóm người dùng để bạn có thể thiết lập giới hạn dung lượng cho những người dùng cụ thể. Các thành viên trong nhóm sẽ được thông báo khi mức sử dụng dung lượng của họ vượt quá giới hạn lưu trữ.

Bước 1: Truy cập bảng quản trị tại admin.google.com và chọn Bộ nhớ (Storage) từ Menu.

Bước 2: Chọn Quản lý (Manage) trong Cài đặt lưu trữ (Storage).

Bước 3: Chọn người cần đặt hạn chế lưu trữ ở bên trái.

• Chọn theo bộ phận, tổ chức
• Chọn một nhóm, tra cứu tên nhóm rồi nhấp vào Chọn 

** Lưu ý: Bạn có thể xác định các giới hạn lưu trữ cho các nhóm ở phần Group Setting (Cài đặt nhóm)

Bước 4: Bấm chọn phần Giới hạn bộ nhớ người dùng (User storage limit) nếu chưa được bật.

Bước 5: Chọn "Bật" và nhập dung lượng được phân bổ cho mỗi người dùng.

Bước 6: Chọn "Lưu". Chọn Ghi đè (Override) nếu bạn đang định cấu hình giới hạn bộ nhớ cho tổ chức con mà trước đây đã được tổ chức mẹ đưa ra giới hạn. Chọn Kế thừa (Inherit) nếu bạn có cài đặt lưu trữ cho tổ chức con và bạn muốn những cài đặt đó đến từ tổ chức mẹ.

Bạn sẽ được thông báo nếu người dùng trong tổ chức của bạn đã sử dụng nhiều bộ nhớ hơn mức cho phép. Nếu có cài đặt giới hạn cho nhóm, bạn sẽ chỉ nhận được cảnh báo cho các thành viên trong nhóm.

Lợi ích của Pooled Storage - Bộ nhớ gộp

Bởi vì tất cả dung lượng lưu trữ được chia sẻ trong toàn công ty và không cần quản lý dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng, nên dung lượng lưu trữ gộp cung cấp cách tiếp cận đơn giản và linh hoạt hơn để xử lý tài liệu.

Quản trị viên có nhiều tùy chọn hơn để giám sát việc sử dụng bộ nhớ trong toàn công ty khi họ sử dụng bộ nhớ gộp.

Hơn thế nữa, quản trị viên có thể sử dụng Bộ nhớ gộp để tạo giới hạn dung lượng cho từng người dùng dựa trên yêu cầu lưu trữ cụ thể của họ hoặc để đặt giới hạn dung lượng cho từng bộ phận nhỏ. Điều này giúp khai thác tối đa Google Drive giúp việc quản lý bộ nhớ trở nên dễ dàng hơn, và hiệu quả hơn.

Những điều kiện để xin thêm bộ nhớ gộp

Đối với người dùng là các doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, chắc chắn rằng sẽ gặp phải trường hợp hết dung lượng pooled storage (bộ nhớ gộp), vậy trong trường hợp đó, doanh nghiệp cần điều kiện gì để xin thêm bộ nhớ gộp từ Google.

Theo như chính sách của Google Workspace, điều kiện trước hết để có thêm pooled storage đó là chủ doanh nghiệp cần đăng ký gói Google Workspace Enterprise và có 5 người dùng trở lên để được xin thêm 5TB/ người dùng.

Điều kiện thứ hai đó là tổ chức đã dùng gần đầy dung lượng tổng 90% bộ nhớ. Khi Google nhận thấy tổ chức đã có đủ hai điều kiện trên thì công ty có thể yêu cầu xin bộ nhớ gộp. Dung lượng gộp có thể thêm là bằng tổng số người dùng hiện có nhân với 5TB/ người dùng.

Ví dụ: công ty đã đăng ký gói Google Workspace Enterprise, lúc ban đầu công ty có 5 người dùng, mỗi người có 5TB để sử dụng thì bộ nhớ gộp hiện có của công ty là 25TB. Sau đó, công ty tăng lên 10 người dùng thì bộ nhớ cũng sẽ tăng lên là 50TB. Khi đã dùng gần hết pooled storage là 50TB đó, thì chủ doanh nghiệp có thể xin thêm bộ nhớ gộp là 50TB (tức là dung lượng xin thêm sẽ được tính theo số người dùng hiện tại nhân với 5TB).

Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ được yêu cầu xin thêm pooled storage tối đa 3 lần theo giấy phép đã đăng ký với Google Workspace.

Lời kết

Bài viết trên đây đã cung cấp thông tin chi tiết về Pooled Storage (Bộ nhớ gộp), một trong những tính năng của Google Workspace, đáp ứng nhu cầu chia sẻ bộ nhớ cho từng phòng ban của các doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu còn thắc mắc và cần được giải đáp, các bạn có thể nhắn tin với GCSVN qua khung Livechat bên dưới để được giải đáp hỗ trợ 24/7 khi bạn gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến dung lượng lưu trữ cũng như Google Workspace.

Các doanh nghiệp và các tổ chức khác giờ đây hơn bao giờ hết phải giúp nhân viên của họ giao tiếp và cộng tác trở nên đơn giản hơn. Zoho Workplace và Google Workspace là hai dịch vụ phần mềm cộng tác và năng suất phổ biến hiện nay. Vì hai dịch vụ này đều dựa trên nền tảng đám mây nên toàn bộ bộ ứng dụng của họ có thể được truy cập từ bất kỳ vị trí nào. Giờ đây, bạn có thể tích hợp Zoho CRM và Google Workspace để đạt được mục tiêu đề ra và tăng hiệu quả gấp đôi trong công việc. 

Chỉ cần một cú nhấp chuột để đồng bộ hóa dữ liệu trên các tài khoản Zoho CRM và Google Workspace. Hãy cùng GCS Vietnam tìm hiểu những lợi ích và các tính năng khi tích hợp Zoho CRM và Google Workspace trong bài viết này nhé!

Giới thiệu chung về Zoho CRM và Google Workspace

Zoho CRM là gì?

Zoho CRM là một CRM đã được công nhận và có giấy chứng nhận, được mạng lưới toàn cầu gồm hơn 250.000 doanh nghiệp ở 180 quốc gia tin cậy để chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng hơn, tương tác với khách hàng và tăng doanh thu của họ. Zoho CRM hoạt động như một kho lưu trữ duy nhất để tập hợp các hoạt động bán hàng, Marketing và hỗ trợ khách hàng của bạn, đồng thời hợp lý hóa quy trình, chính sách và con người trong một nền tảng.

Zoho CRM dành cho những đối tượng nào?

Người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh Zoho CRM theo yêu cầu riêng của bất kỳ loại hình và quy mô doanh nghiệp nào. Các công ty khởi nghiệp, tập đoàn lớn và các ngành như bất động sản, chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm, pháp lý, truyền thông, nhà hàng, du lịch, ngân hàng, thuế, người làm việc tự do và tổ chức phi lợi nhuận sử dụng các hệ thống CRM hiện đại như Zoho CRM để tăng doanh số, tiếp thị, và các hoạt động hỗ trợ khách hàng. Cụ thể:

• Đối với loại hình B2B (Business to Business):

Với Zoho CRM, các tổ chức B2B có thể quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng của mình bằng cách cập nhật các giao dịch kinh doanh, thanh toán và báo cáo cũng như quản lý thông tin liên hệ được liên kết với từng tài khoản. Dịch vụ này hỗ trợ các công ty thiết lập một nền tảng chung để duy trì liên lạc giữa các nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan khác của công ty.

• Đối với loại hình B2C (Business To Consumer):

Đối với mối quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp đến người tiêu dùng (B2C) thường cần các giải pháp đơn giản hơn và tốn ít công sức hơn. Việc liên hệ với khách hàng trở nên dễ dàng hơn đối với các mô hình kinh doanh này nhờ các tính năng của Zoho CRM như quản lý khách hàng tiềm năng, khảo sát nhanh và tự động hóa tiếp thị.

• Đối với SMB (Small and Medium sized Businesses):

SMB là những công ty thông minh, tiên tiến, thuộc những dạng quy mô tổ chức ở mức vừa và nhỏ. Mọi người thường nghĩ rằng CRM trên nền tảng đám mây quá tốn kém và phức tạp đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ là không có cơ sở. Họ luôn có thể bắt đầu sử dụng phiên bản miễn phí của Zoho CRM để bắt đầu với CRM. Các giải pháp CRM dành cho doanh nghiệp nhỏ mang lại cho doanh nghiệp SMB một sân chơi bình đẳng và khả năng cạnh tranh với các công ty lớn hơn trên thị trường của họ.

• Đối với LSE (Large Scale Enterprise):

Với các tính năng CRM nâng cao như phân tích nâng cao, quản lý phân vùng quản lý quy trình làm việc, tự động hóa hoạt động Sales và Marketing, v.v., Zoho CRM có thể giúp nhân viên bán hàng tập trung hơn vào khách hàng, dành ít thời gian hơn cho các công việc lặp đi lặp lại và hợp lý hóa hoạt động của họ trên nhiều địa điểm.

Lợi ích của Zoho CRM

• Tăng doanh thu, lợi nhuận kinh doanh

Bạn có thể tìm, phát triển và theo dõi những khách hàng tiềm năng tuyệt vời bằng cách sử dụng Zoho CRM. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tránh lãng phí nó cho một khách hàng tiềm năng khó có thể trở thành khách hàng.

• Tối ưu hóa quá trình làm việc của doanh nghiệp

Hỗ trợ nhóm của bạn duy trì năng suất bằng cách phác thảo và xây dựng các quy trình hiệu quả của công ty. Bạn có thể đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện theo tiêu chuẩn bằng cách sử dụng Zoho CRM.

• Đưa ra những quyết định có tính chiến lược

Với tính năng sử dụng dữ liệu phân tích và báo cáo, Zoho CRM cung cấp cho người ra quyết định dữ liệu chính xác trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn, cho phép họ phản ứng với xu hướng thị trường và đưa ra những lựa chọn sáng suốt hơn.

• Bảo mật và quản lý tối đa

Bạn có thể cảm thấy an tâm khi biết rằng dữ liệu khách hàng của mình được bảo vệ bằng các biện pháp bảo mật vật lý và kỹ thuật số tốt nhất trong trung tâm dữ liệu Zoho CRM.

• Truy cập dễ dàng bằng các thiết bị di động

Bất kể họ ở đâu, nhóm của bạn sẽ luôn có quyền truy cập vào dữ liệu CRM quan trọng nhờ Zoho CRM trên thiết bị di động. Khi ở những nơi ngoài văn phòng, đại diện bán hàng có thể tra cứu thông tin chi tiết của khách hàng ở gần hoặc nhanh chóng ghé qua để họp.

• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Với sự hỗ trợ của Zoho CRM, nhân viên doanh nghiệp có thể giải quyết kịp thời các thắc mắc của khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của họ bằng cách truy cập vào tất cả dữ liệu trong quá khứ của khách hàng cũng như thông tin về những vấn đề mà những người dùng khác gặp phải trong tình huống tương tự.

Google Workspace

Người dùng có thể truy cập vào văn phòng kỹ thuật số bằng Google Workspace. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm, cung cấp khả năng giao tiếp hiệu quả và cải thiện các sản phẩm của Google mà bạn thường sử dụng cho công việc. Google Workspace cung cấp các ứng dụng giao tiếp và năng suất cũng như các giải pháp cộng tác cho các cá nhân, tập đoàn, công ty khởi nghiệp, tổ chức, tổ chức phi chính phủ và tổ chức giáo dục. Để quản lý dự án và liên lạc hiệu quả, các nhóm nhỏ và công ty khởi nghiệp ngày càng sử dụng Google Spaces nhiều hơn.

Phần lớn các phiên bản Google Workspace bao gồm các ứng dụng sau:

• Gmail: dịch vụ email được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới cung cấp các email doanh nghiệp được lưu trữ trên tên miền của công ty bạn.
• Google Calendar: sắp xếp và chia sẻ những sự kiện, lịch họp của bạn với đội nhóm công ty, ngoài ra còn có tính năng tạo lịch.
• Google Meet: là một chương trình dành cho hội nghị truyền hình nhóm.
• Google Chat: công cụ làm việc nhóm, thảo luận để xử lý dự án
• Google Drive: tùy chọn lưu trữ đám mây để các thành viên trong nhóm trao đổi tệp.
• Google Docs: cộng tác, tạo các tài liệu, văn bản theo nhóm.
• Google Sheets: công cụ để tạo bảng tính.
• Google Slides: bạn và đồng nghiệp của mình có thể tạo và chỉnh sửa bản trình bày.
• Google Forms: công cụ để tạo và phân tích khảo sát, câu hỏi và biểu mẫu.
• Google Sites: công cụ để xây dựng trang web mà không cần kinh nghiệm lập trình.
• Google Keep: nơi lưu và phân phối các ý tưởng cũng như ghi chú ngắn gọn của bạn cho người khác.

Bạn có thể sử dụng một số ứng dụng trong danh sách đó khi đang di chuyển vì hầu hết đều có ứng dụng dành cho thiết bị di động. Có thể có thêm chi phí liên quan đến một số ứng dụng và dịch vụ, chẳng hạn như AppSheet, Apps Script, Google Voice, Google Cloud Search, Groups for Business, Domains, Classroom và Vault. Ngoài ra mới đây nhất Google Workspace triển khai tính năng mới nhất là Duet AI, hỗ trợ tăng năng suất làm việc bằng cách tạo ra hình ảnh, văn bản bằng công nghệ AI cùng những tính năng mới lạ để doanh nghiệp có thể trải nghiệm.

Google Workspace có các phiên bản khác nhau bao gồm: Business, Enterprise, Essentials, Frontline. Tùy thuộc vào quy mô nhân sự và mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phiên bản với dung lượng cũng như những tính năng, chế độ bảo mật phù hợp. Nhìn chung, các tổ chức và doanh nghiệp cũng đã không còn xa lạ gì Google Workspace. Đây chính là bộ công cụ ứng dụng văn phòng phổ biến cho mọi người dễ làm quen, thích nghi.

Lợi ích của Google Workspace đối với doanh nghiệp

• Thoải mái, dễ thích nghi và sử dụng đơn giản

Thực tế là phần lớn nhân viên của bạn có thể đã quen với việc sử dụng Google Docs và Gmail cho email là một trong những lợi thế lớn nhất khi chọn Google Workspace cho công ty của bạn. Điều này hợp lý hóa quy trình làm quen và đảm bảo rằng bạn sẽ không phải mất thời gian đào tạo nhân viên mới về cách sử dụng tài nguyên kinh doanh.

• Tính khả dụng

Khi nói đến độ tin cậy và thời gian hoạt động, Google được xếp hạng hàng đầu. Nếu bạn quan tâm đến thông tin cụ thể, Google Workspace đảm bảo Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) 99,9% cho các dịch vụ được bao gồm; trên thực tế, họ đã vượt qua điều đó trong những năm gần đây.

• Giá cả phù hợp với kinh tế thị trường

Google Workspace cung cấp những tính năng vượt trội, ngoài ra là đối tác đáng tin cậy để doanh nghiệp có thể đăng ký lâu dài. Với những sự cải tiến như thế, thì với chi phí mà Google đưa ra là phù hợp so với một chiến lược, tầm nhìn lâu dài như doanh nghiệp lớn. Ngoài ra, khi đăng ký tại các đối tác ủy quyền của Google Cloud như GCS Technology Vietnam, bạn còn được nhận những ưu đãi hấp dẫn đi kèm với chất lượng luôn được đảm bảo ưu tiên hàng đầu. 

• Bảo mật và quản lý hàng đầu

Giải pháp bảo mật mạnh nhất hiện có trên thị trường được cung cấp bởi Google Cloud Platform, nền tảng xây dựng Google Workspace. Một số tập đoàn lớn nhất thế giới, bao gồm Salesforce, Whirlpool, Verizon, HP cũng tin tưởng vào dịch vụ của Google. Họ đang dẫn đầu với "tư duy ưu tiên bảo mật" như Google đã nói trước đây. Các sản phẩm, như Google Workspace, được hỗ trợ bởi công nghệ tiên tiến và chuyên môn hàng đầu trong ngành.

• Có các ứng dụng cộng tác, tích hợp trong một nền tảng

Như đã nói ở trên, tất cả những dữ liệu được tạo trong Google Workspace từ Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Forms.. Đều được lưu trữ trong bộ nhớ đám mây. Vì vậy, những ứng dụng này cũng được tích hợp khi bạn làm việc, ví dụ như bạn và đồng nghiệp đang làm bản báo cáo trong 1 trang Docs thì cũng đồng thời có thể chèn bảng tính hoặc biểu mẫu từ Sheets, Forms.. Tất cả đều được liên kết và chia sẻ được với nhau, dễ dàng hơn trong việc di chuyển giữa các ứng dụng. Ngoài ra bạn cũng có thể chia sẻ Slides khi đang có cuộc họp trong Google Meet.. 

• Tích hợp công nghệ AI trong các ứng dụng

Trong thời đại ngày càng phát triển hiện nay, việc Google phát triển công nghệ AI chắc chắn là điều mà chúng ta có thể dự đoán trước vì đó là ông hoàng công nghệ và chắc chắn sẽ làm tốt hơn điều chúng ta và các doanh nghiệp mong đợi. Duet AI được tích hợp trong các ứng dụng của Google Workspace và có các chức năng chính như soạn thảo văn bản bằng câu lệnh, tạo hình ảnh AI, tạo background sống động, phân tích số liệu chi tiết, làm bản báo cáo trực quan…

Vì vậy, khi tích hợp Zoho CRM và Google Workspace sẽ tạo nên những tính năng tuyệt vời dựa trên những gì chúng ta phân tích được ở trên.

Một số tính năng khi tích hợp Zoho CRM và Google Workspace

Vậy khi tích hợp Zoho CRM và Google Workspace, người dùng sẽ nhận được những tính năng gì? Hãy cùng xem trong bảng dưới đây nhé.

Vì sao việc tích hợp Zoho CRM và Google Workspace quan trọng?

Bạn có thể dễ dàng triển khai cộng tác và liên lạc với những đối tác, lưu giữ dữ liệu khách hàng bằng cách tích hợp Zoho CRM và Google Workspace. Google Sheets, Docs, và Email có thể được đính kèm ngay vào Zoho CRM của bạn. Do đó, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ dễ dàng làm việc cùng nhau để hoàn thành nhiệm vụ bằng cách truy cập chúng thông qua một cổng duy nhất.

Hơn nữa, việc tích hợp Zoho CRM và Google Workspace sẽ hỗ trợ người dùng duy trì tính đồng bộ hóa của cổng CRM với các Email quan trọng mà bạn gửi cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng cũ, mới. Nhờ đó, mọi tương tác đều có thể được xem xét kỹ lưỡng để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt nhất. Có nhiều cách để nâng cao hiệu quả của CRM bằng cách tích hợp Zoho CRM với Google Workspace.

Trong bối cảnh các hoạt động phức tạp của công ty, việc thu thập dữ liệu phù hợp một cách nhất quán từ tất cả các nguồn là rất quan trọng. Điều nên là tích hợp Zoho CRM và Google Workspace nếu công ty của bạn phụ thuộc vào nó để vận hành hoặc cộng tác. Để nổi bật trên thị trường, bạn có thể nghĩ đến việc thuê một chuyên gia phát triển web Node JS hoặc đầu tư vào một trang web cao cấp.

Lợi ích khi tích hợp tích hợp Zoho CRM và Google Workspace

Dưới đây là bản tóm tắt về những lợi ích tích hợp Zoho CRM và Google Workspace có thể mang lại cho người dùng doanh nghiệp:

• Sử dụng một nền tảng duy nhất để xử lý tất cả thư từ email người tiêu dùng của bạn.
• Cải thiện sự hiểu biết về ý kiến và yêu cầu của khách hàng vì Zoho CRM có thể theo dõi các trao đổi email được xử lý trong Google Mail và ngược lại.
• Với Zoho CRM, bạn có thể đính kèm tệp trực tiếp từ Google Drive, giúp bạn tránh khỏi rắc rối về tệp đính kèm và phiên bản không khớp.
• Cộng tác với đồng nghiệp của bạn và cập nhật thông tin về các cuộc hẹn CRM bằng cách xuất chúng sang Google Calendar.
• Bạn có thể nhập và truy xuất danh bạ Gmail của mình một cách dễ dàng từ Zoho CRM.
• Sử dụng thông tin đăng nhập của bạn, truy cập Zoho CRM bằng điều hướng chung của Google Workspace.

Lời kết

Mong rằng những thông tin trên đây đã giúp cho các chủ doanh nghiệp biết thêm được lợi ích cũng như tính năng khi tích hợp Zoho CRM và Google Workspace. Nếu cần bất cứ điều gì hãy nhắn tin trực tiếp với đội ngũ CSKH của GCS Vietnam qua khung Livechat ở ngay bên dưới bài viết để nhận được tư vấn về việc tích hợp hai phần mềm này một cách chi tiết 24/7.