10 mẹo sử dụng Google Workspace để brainstorming

Bạn đang băn khoăn hay thắc mắc Brainstorming là gì mà Google Workspace (Trước đây G Suite) lại đưa ra mẹo với nó. Chúng tôi sẽ giải quyết thắc mắc của bạn ngay bây giờ.

Brainstorming là gì?

Từ “BRAINSTORM” được ra đời  bởi ông trùm ngành quảng cáo Alex Faickney Osborn, xuất hiện đầu tiên trong quyển sách của ông từ những năm 1948. Osborn, sau khi gặp phải vấn đề về ý tưởng quảng cáo từ sự bế tắc của lớp nhân viên, đã quyết định gom tất cả bọn họ vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng nào được nêu ra.

Brainstorming là một phương pháp dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề. Hay còn  là một kỹ thuật hội ý bao gồm một nhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ý kiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất định.

GCS muốn đưa đến cho các bạn 10 mẹo sử dụng Google Workspace để áp dụng brainstorming nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng làm việc. Cùng đưa ra một số mẹo hay trong Google Workspace.

10 mẹo sử dụng Google Workspace để Brainstorming

Đơn giản hóa việc giao tiếp và chia sẻ nội dung bằng một địa chỉ nhóm

Bạn cần chia sẻ cùng một thông tin với các thành viên trong nhóm của bạn trên toàn cầu? Để giúp việc giao tiếp về các ý tưởng và sự phát triển trở lên dễ dàng hơn bằng cách tạo danh sách email Nhóm cho nhóm của bạn. Sau đó, thay vì gửi email cho từng người, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên — chẳng hạn như Calendar (Lịch) của nhóm và tài liệu Drive brainstorm — với mọi người cùng một lúc.

Cùng nhau Brainstorming trong một tài liệu được chia sẻ

Việc Brainstorming ý tưởng sẽ dễ dàng hơn khi mọi người có thể chia sẻ thông tin ở một nơi và đưa ra phản hồi tức thì. Tạo tài liệu đóng vai trò như một khung trống cho các ý tưởng của nhóm bạn bằng Docs (Trang tài liệu). Phác thảo thông tin cần thu thập trong tài liệu và chia sẻ với mọi người (chẳng hạn như thông qua địa chỉ Groups email của bạn). Cùng nhau chỉnh sửa trong thời gian thực, trò chuyện trong các File và nhận phản hồi được nhắm mục tiêu bằng cách sử dụng nhận xét và đề xuất. Sau đó, mời mỗi thành viên trong nhóm đánh dấu ba ý tưởng mà họ thích nhất – ý tưởng có nhiều phiếu bầu nhất là người chiến thắng.

Hợp nhất tất cả các tài liệu Brainstorm để chia sẻ và truy cập nhanh chóng

Bạn muốn tìm các tài nguyên Brainstorming của nhóm một cách an toàn một cách dễ dàng để lưu trữ và chia sẻ? Trong Drive hoặc Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung), hãy lưu tất cả các File của nhóm vào một thư mục, sau đó chia sẻ chúng ngay lập tức với địa chỉ Groups email của nhóm của bạn. Khi có một ai đó trong nhóm thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những File nào đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn vào các File mới nhất từ ​​xa, trên mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu.

Chuẩn bị các cuộc họp cho các thành viên trong nhóm 

Chuẩn bị các cuộc họp cho các thành viên trong nhóm bằng cách cho họ cơ hội xem trước các File có liên quan trước các phiên Brainstorming. Khi bạn gửi lời mời họp cho đồng nghiệp của mình trong Calendar (Lịch), hãy đính kèm tài liệu, bảng tính, bản trình bày, chương trình làm việc,.. để mọi người trong nhóm sẵn sàng đóng góp ý kiến.

Chia sẻ và cùng nhau thảo luận ý tưởng một cách nhanh chóng trong cuộc họp video

Bạn muốn thảo luận trực tiếp với các thành viên trong nhóm của mình  khi ở xa? Hãy bắt đầu cuộc họp video trên Google Meet. Bạn chuẩn bị trước cho mọi người bằng cách chia sẻ tài liệu phác thảo các mục trong chương trình làm việc. Trong cuộc họp, bạn muốn giới thiệu ý tưởng của mình bằng cách chia sẻ màn hình của bạn hoặc chia sẻ liên kết đến ý tưởng hoặc các tài nguyên trực tuyến khác trong trò chuyện nhóm có tích hợp sẵn.

Thăm dò ý kiến ​​nhóm của bạn để có phản hồi về các concepts mới

Khi có một ý tưởng mới từ một cuộc Brainstorming và muốn biết ngay mọi người trong nhóm của bạn hoặc trong tổ chức của bạn nghĩ gì? Bạn có thể thu thập phản hồi từ cộng đồng từ nhân viên trên toàn cầu về các sản phẩm, ý tưởng mới và hơn thế nữa bằng các  bài đăng trên Currents. Sau khi tạo Current community, hãy chia sẻ suy nghĩ, ảnh, video, liên kết, cuộc thăm dò ý kiến ​​và hơn thế nữa để bắt đầu cuộc trò chuyện. Bạn sẽ biết ngay nếu ý tưởng của bạn đang đi đúng hướng.

Bỏ phiếu cho các ý tưởng tốt nhất

Sau khi bạn đã thu hẹp các ý tưởng hàng đầu từ một phiên Brainstorming, hãy yêu cầu nhóm của bạn chọn ý tưởng tốt nhất trong cuộc khảo sát Forms (Biểu mẫu). Xem các câu trả lời khảo sát trong Forms (Biểu mẫu) hoặc Sheets (Trang tính) — tóm tắt dữ liệu và biểu đồ tích hợp sẵn giúp bạn dễ dàng xem ý tưởng nào phổ biến nhất.

Theo dõi các ý tưởng và nhiệm vụ

Giữ cho mọi người trong nhóm được cập nhật về các phiên Brainstorming bằng cách theo dõi các ý tưởng và giao nhiệm vụ. Sử dụng Sheets (Trang tính) để liệt kê các ý tưởng và phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm khi dự án bắt đầu. Giờ đây, mọi người đều có thể truy cập các khái niệm, bài tập và ngày hoàn thành mới nhất ở một nơi và luôn được cập nhật về các ý tưởng mới và lịch trình thay đổi.

Xây dựng trang web Brainstorming của bạn

Bạn muốn quản lý tốt hơn các dự án trong tương lai phát sinh từ các phiên Brainstorming của nhóm bạn? Theo dõi các cuộc thảo luận Brainstorming bằng cách tạo một Sites (Trang web) dành riêng cho dự án mà các thành viên trong nhóm có thể cập nhật. Dễ dàng nhúng các tài liệu Brainstorming, ghi chú cuộc họp, lịch trình dự án,… để bạn có thể xem toàn bộ dự án phát triển theo thời gian.

Trình bày một quảng cáo chiêu hàng mạnh mẽ

Bạn muốn trình bày một ý tưởng chiến thắng với nhóm của mình trong một phiên Brainstorming? Bạn đã có một ý tưởng chiến thắng nhưng cần được các bên liên quan bên ngoài mua lại? Tạo bản trình bày mạnh mẽ để truyền tải thông điệp của bạn bằng Slides (Trang trình bày). Thêm đồ thị, hình ảnh, video và liên kết để tạo một bản trình bày có tác động. Chia sẻ ý tưởng với nhóm của bạn và nhận phản hồi mang tính xây dựng ngay lập tức.

Thông qua, 10 mẹo sử dụng Google Workspace GCS muốn giúp bạn có thể làm việc dễ dàng và tiết kiệm được nhiều thời gian. GCS luôn muốn đưa tới cho bạn những giải pháp hữu ích giải quyết mọi vấn đề khi làm việc nhóm hay ngay trong chính doanh nghiệp của bạn trên internet ngay tức thì.

Đồng hành cùng GCS để đón chờ những mẹo hữu ích được gửi tới bạn qua từng bài viết.