10 mẹo sử dụng Google Workspace để brainstorming

Bạn đang băn khoăn hay thắc mắc Brainstorming là gì mà Google Workspace (Trước đây G Suite) lại đưa ra mẹo với nó. Chúng tôi sẽ giải quyết thắc mắc của bạn ngay bây giờ.

Brainstorming là gì?

Từ “BRAINSTORM” được ra đời  bởi ông trùm ngành quảng cáo Alex Faickney Osborn, xuất hiện đầu tiên trong quyển sách của ông từ những năm 1948. Osborn, sau khi gặp phải vấn đề về ý tưởng quảng cáo từ sự bế tắc của lớp nhân viên, đã quyết định gom tất cả bọn họ vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng nào được nêu ra.

10 mẹo sử dụng Google Workspace

Brainstorming là một phương pháp dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề. Hay còn  là một kỹ thuật hội ý bao gồm một nhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ý kiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất định.

GCS muốn đưa đến cho các bạn 10 mẹo sử dụng Google Workspace để áp dụng brainstorming nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng làm việc. Cùng đưa ra một số mẹo hay trong Google Workspace.

10 mẹo sử dụng Google Workspace để Brainstorming

Đơn giản hóa việc giao tiếp và chia sẻ nội dung bằng một địa chỉ nhóm

Bạn cần chia sẻ cùng một thông tin với các thành viên trong nhóm của bạn trên toàn cầu? Để giúp việc giao tiếp về các ý tưởng và sự phát triển trở lên dễ dàng hơn bằng cách tạo danh sách email Nhóm cho nhóm của bạn. Sau đó, thay vì gửi email cho từng người, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên — chẳng hạn như Calendar (Lịch) của nhóm và tài liệu Drive brainstorm — với mọi người cùng một lúc.

Cùng nhau Brainstorming trong một tài liệu được chia sẻ

Việc Brainstorming ý tưởng sẽ dễ dàng hơn khi mọi người có thể chia sẻ thông tin ở một nơi và đưa ra phản hồi tức thì. Tạo tài liệu đóng vai trò như một khung trống cho các ý tưởng của nhóm bạn bằng Docs (Trang tài liệu). Phác thảo thông tin cần thu thập trong tài liệu và chia sẻ với mọi người (chẳng hạn như thông qua địa chỉ Groups email của bạn). Cùng nhau chỉnh sửa trong thời gian thực, trò chuyện trong các File và nhận phản hồi được nhắm mục tiêu bằng cách sử dụng nhận xét và đề xuất. Sau đó, mời mỗi thành viên trong nhóm đánh dấu ba ý tưởng mà họ thích nhất – ý tưởng có nhiều phiếu bầu nhất là người chiến thắng.

Hợp nhất tất cả các tài liệu Brainstorm để chia sẻ và truy cập nhanh chóng

Bạn muốn tìm các tài nguyên Brainstorming của nhóm một cách an toàn một cách dễ dàng để lưu trữ và chia sẻ? Trong Drive hoặc Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung), hãy lưu tất cả các File của nhóm vào một thư mục, sau đó chia sẻ chúng ngay lập tức với địa chỉ Groups email của nhóm của bạn. Khi có một ai đó trong nhóm thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những File nào đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn vào các File mới nhất từ ​​xa, trên mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu.

Chuẩn bị các cuộc họp cho các thành viên trong nhóm 

Chuẩn bị các cuộc họp cho các thành viên trong nhóm bằng cách cho họ cơ hội xem trước các File có liên quan trước các phiên Brainstorming. Khi bạn gửi lời mời họp cho đồng nghiệp của mình trong Calendar (Lịch), hãy đính kèm tài liệu, bảng tính, bản trình bày, chương trình làm việc,.. để mọi người trong nhóm sẵn sàng đóng góp ý kiến.

Chia sẻ và cùng nhau thảo luận ý tưởng một cách nhanh chóng trong cuộc họp video

Bạn muốn thảo luận trực tiếp với các thành viên trong nhóm của mình  khi ở xa? Hãy bắt đầu cuộc họp video trên Google Meet. Bạn chuẩn bị trước cho mọi người bằng cách chia sẻ tài liệu phác thảo các mục trong chương trình làm việc. Trong cuộc họp, bạn muốn giới thiệu ý tưởng của mình bằng cách chia sẻ màn hình của bạn hoặc chia sẻ liên kết đến ý tưởng hoặc các tài nguyên trực tuyến khác trong trò chuyện nhóm có tích hợp sẵn.

Thăm dò ý kiến ​​nhóm của bạn để có phản hồi về các concepts mới

Khi có một ý tưởng mới từ một cuộc Brainstorming và muốn biết ngay mọi người trong nhóm của bạn hoặc trong tổ chức của bạn nghĩ gì? Bạn có thể thu thập phản hồi từ cộng đồng từ nhân viên trên toàn cầu về các sản phẩm, ý tưởng mới và hơn thế nữa bằng các  bài đăng trên Currents. Sau khi tạo Current community, hãy chia sẻ suy nghĩ, ảnh, video, liên kết, cuộc thăm dò ý kiến ​​và hơn thế nữa để bắt đầu cuộc trò chuyện. Bạn sẽ biết ngay nếu ý tưởng của bạn đang đi đúng hướng.

Bỏ phiếu cho các ý tưởng tốt nhất

Sau khi bạn đã thu hẹp các ý tưởng hàng đầu từ một phiên Brainstorming, hãy yêu cầu nhóm của bạn chọn ý tưởng tốt nhất trong cuộc khảo sát Forms (Biểu mẫu). Xem các câu trả lời khảo sát trong Forms (Biểu mẫu) hoặc Sheets (Trang tính) — tóm tắt dữ liệu và biểu đồ tích hợp sẵn giúp bạn dễ dàng xem ý tưởng nào phổ biến nhất.

Theo dõi các ý tưởng và nhiệm vụ

Giữ cho mọi người trong nhóm được cập nhật về các phiên Brainstorming bằng cách theo dõi các ý tưởng và giao nhiệm vụ. Sử dụng Sheets (Trang tính) để liệt kê các ý tưởng và phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm khi dự án bắt đầu. Giờ đây, mọi người đều có thể truy cập các khái niệm, bài tập và ngày hoàn thành mới nhất ở một nơi và luôn được cập nhật về các ý tưởng mới và lịch trình thay đổi.

Xây dựng trang web Brainstorming của bạn

Bạn muốn quản lý tốt hơn các dự án trong tương lai phát sinh từ các phiên Brainstorming của nhóm bạn? Theo dõi các cuộc thảo luận Brainstorming bằng cách tạo một Sites (Trang web) dành riêng cho dự án mà các thành viên trong nhóm có thể cập nhật. Dễ dàng nhúng các tài liệu Brainstorming, ghi chú cuộc họp, lịch trình dự án,… để bạn có thể xem toàn bộ dự án phát triển theo thời gian.

10 mẹo sử dụng Google Workspace

Trình bày một quảng cáo chiêu hàng mạnh mẽ

Bạn muốn trình bày một ý tưởng chiến thắng với nhóm của mình trong một phiên Brainstorming? Bạn đã có một ý tưởng chiến thắng nhưng cần được các bên liên quan bên ngoài mua lại? Tạo bản trình bày mạnh mẽ để truyền tải thông điệp của bạn bằng Slides (Trang trình bày). Thêm đồ thị, hình ảnh, video và liên kết để tạo một bản trình bày có tác động. Chia sẻ ý tưởng với nhóm của bạn và nhận phản hồi mang tính xây dựng ngay lập tức.

10 mẹo sử dụng Google Workspace

Thông qua, 10 mẹo sử dụng Google Workspace GCS muốn giúp bạn có thể làm việc dễ dàng và tiết kiệm được nhiều thời gian. GCS luôn muốn đưa tới cho bạn những giải pháp hữu ích giải quyết mọi vấn đề khi làm việc nhóm hay ngay trong chính doanh nghiệp của bạn trên internet ngay tức thì.

Đồng hành cùng GCS để đón chờ những mẹo hữu ích được gửi tới bạn qua từng bài viết.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top